Kto powinien widzieć dane klientów, oferty i rozliczenia? Uprawnienia w ASARI CRM

Gdy firma się rozrasta, administrator konta w ASARI CRM prędzej czy później staje przed prostym pytaniem. Kto powinien widzieć dane klientów, dokumenty i informacje o prowadzonych procesach?

Zespół rośnie, powstają kolejne oddziały, a zakres obowiązków poszczególnych osób się zmienia. Jeśli ustawienia dostępu pozostają takie same jak na początku, część pracowników może nie mieć wglądu w dane potrzebne do realizacji nowych zadań. Grupy uprawnień pozwalają uporządkować ten podział. Określają, jakie obszary systemu widzą użytkownicy, które działania mogą wykonywać oraz jakiego zakresu danych dotyczą te możliwości.

Dostęp powinien odpowiadać obowiązkom

W ASARI CRM zakres dostępu nie wynika automatycznie z nazwy stanowiska. Każda firma może inaczej dzielić zadania i odpowiedzialność, dlatego użytkowników przypisuje się do grup skonfigurowanych zgodnie ze sposobem pracy konkretnej organizacji. Jedna osoba pracuje wyłącznie na przypisanych jej sprawach, inna potrzebuje wglądu w dane całego oddziału, a jeszcze inna – kilku wybranych jednostek. O tym, co użytkownik widzi i jakie działania może wykonywać, decyduje konfiguracja przypisanej grupy.

Dopasowanie dostępu do rzeczywistych obowiązków ma znaczenie także dla ochrony informacji o klientach. Ograniczenie widoczności do osób, które potrzebują danych podczas wykonywania swojej pracy, pomaga zmniejszyć ryzyko nieuprawnionego dostępu. Sama konfiguracja systemu nie gwarantuje jednak zgodności z RODO. Powinna być częścią szerszych zasad bezpieczeństwa obowiązujących w firmie.

Jak działają grupy uprawnień w ASARI CRM?

Administrator konfiguruje ustawienia dla całej grupy, a następnie przypisuje do niej konkretnych pracowników w ich profilach. To grupa określa:

• jakie moduły użytkownik widzi na górnej belce systemu,
• jakie przyciski i działania są dla niego dostępne,
• jakiego zakresu danych dotyczą poszczególne uprawnienia.

Pracownik może więc widzieć moduł Nieruchomości, ale nie mieć dostępu do Faktur. Może przeglądać oferty bez możliwości ich usuwania albo edytować wyłącznie te, do których został przypisany. Ustawienia dotyczą wszystkich osób należących do danej grupy. Jeżeli szerszego dostępu potrzebuje tylko jeden pracownik, rozszerzenie wspólnej konfiguracji nie zawsze będzie właściwym rozwiązaniem. Nowe możliwości otrzymaliby wtedy również pozostali członkowie grupy. W takiej sytuacji warto sprawdzić, czy użytkownik powinien zostać przypisany do innej grupy. Można też stworzyć nową grupę dla osób wykonujących szerszy zakres zadań.

Własne dane, jeden oddział czy cała firma?

Przy większości uprawnień administrator może wybrać jeden z czterech zasięgów uprawnień. Służy do tego ikona znajdująca się przy konkretnym ustawieniu.

Zasięg ustala się osobno przy poszczególnych działaniach, a nie raz dla całej grupy. Dzięki temu użytkownik może widzieć szerszy zakres danych, ale zmieniać tylko informacje, za które bezpośrednio odpowiada.

„Wszystkie oddziały” przy widoczności ofert oznaczają dostęp do ofert całej firmy. Nie oznacza to automatycznego dostępu do faktur, płatności, ustawień administratora ani pozostałych obszarów systemu wszystkich oddziałów. Nie każda funkcja wymaga wyboru zasięgu. Część możliwości wystarczy włączyć albo wyłączyć dla całej grupy.

Widoczność nie musi oznaczać możliwości edycji

Agent może przeglądać oferty ze wszystkich oddziałów, aby podczas rozmowy z klientem korzystać z całej bazy firmy. Nie oznacza to jednak, że powinien móc zmieniać każde ogłoszenie. Widoczność ofert można ustawić dla wszystkich oddziałów, a możliwość edycji ograniczyć do tych ofert, do których agent został przypisany. Dzięki temu pracownik może znaleźć nieruchomość odpowiadającą potrzebom klienta, ale nie zmieni przypadkowo ceny, opisu ani statusu oferty prowadzonej przez inną osobę.

Podobnie można skonfigurować pracę kierownika. Może on otrzymać wgląd w dane całego oddziału, aby nadzorować działania zespołu, bez dostępu do informacji z pozostałych jednostek. Osoba odpowiedzialna za kilka biur może natomiast korzystać z wariantu „Wybrane oddziały”, obejmującego tylko wskazane lokalizacje.

Administrator może również zdecydować, czy dana grupa ma możliwość:

• edytowania i usuwania danych,
• eksportowania ofert na portale,
• wykonywania działań masowych,
• dodawania użytkowników,
• wystawiania faktur,
• korzystania z funkcji administracyjnych.

Dokładny podział zależy od struktury firmy. System nie narzuca jednego sposobu konfiguracji, lecz pozwala dopasować grupy i zasięgi do rzeczywistych zadań użytkowników.

Od czego zacząć konfigurację?

Przed utworzeniem grup warto opisać obowiązki poszczególnych osób. Pomogą w tym trzy pytania:

• Z jakich danych użytkownik korzysta podczas codziennej pracy?
• Czy powinien widzieć dane własne, swojego oddziału, wybranych jednostek czy całej firmy?
• Jakie działania powinien móc wykonywać?

Dopiero później należy wybierać moduły, funkcje i zasięgi. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której osoby wykonujące zupełnie różne zadania otrzymują identyczny dostęp do ofert, faktur lub ustawień administracyjnych.

Warto również ustalić, kto będzie odpowiadał za konfigurację grup.Najlepiej powierzyć to jednej osobie, która dobrze zna strukturę firmy oraz obowiązki poszczególnych zespołów. Dzięki temu łatwiej zachować spójność ustawień, ograniczyć powielanie podobnych grup i dopasować dostęp do rzeczywistych potrzeb użytkowników.

Gotowa grupa może być punktem wyjścia

ASARI CRM zawiera cztery domyślne grupy:

• Administratorzy,
• Agenci,
• Menedżerowie,
• Nowi pracownicy.

Nowa grupa tworzona od podstaw jest zawsze pusta i nie ma włączonych żadnych uprawnień. Dlatego wygodnym rozwiązaniem może być skopiowanie grupy najbardziej zbliżonej do planowanego zakresu, a następnie dopasowanie jej pożądanych ustawień nowej grupy.

Kopia powinna być jednak traktowana tylko jako punkt wyjścia. Przed przypisaniem pracowników trzeba sprawdzić dostępne moduły, działania i zasięgi. Sama nazwa grupy nie gwarantuje, że jej konfiguracja odpowiada obowiązkom danego zespołu.

Zmiany zapisują się automatycznie. Aby użytkownik zobaczył nową konfigurację, zazwyczaj powinien wylogować się z ASARI CRM i zalogować ponownie.

Szczególnej uwagi wymagają ustawienia administracyjne

Dostęp do panelu administratora powinny mieć wyłącznie osoby odpowiedzialne za konfigurację systemu. Użytkownik z dostępem do grup uprawnień może zmieniać ustawienia innych pracowników, dlatego szczególnej ostrożności wymagają:

• grupy uprawnień,
• zarządzanie użytkownikami,
• sekcja płatności,
• globalna konfiguracja firmy.

Odpowiedzialność za te obszary warto powierzyć właścicielowi albo wyznaczonemu administratorowi, który zna strukturę organizacji i rozumie konsekwencje wprowadzanych zmian.

ASARI CRM pozwala również korzystać z dodatkowych zabezpieczeń technicznych. System wymaga okresowej zmiany haseł, a użytkownicy mogą włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Oznacza to, że podczas logowania oprócz hasła należy potwierdzić swoją tożsamość za pomocą dodatkowego kodu. Dzięki temu samo przejęcie hasła nie wystarczy, aby uzyskać dostęp do konta.

Grupy uprawnień i zabezpieczenia logowania pełnią różne funkcje. Pierwsze określają, co użytkownik może zrobić po wejściu do systemu. Drugie pomagają chronić konto przed dostępem nieuprawnionych osób.

Podobny model w AI Power Recruiter

Podobny model grup i zasięgów działa w AI Power Recruiter. Można w nim w ten sposób dopasować dostęp do rekrutacji i danych kandydatów. W obu systemach dostęp użytkownika wynika z konfiguracji przypisanej grupy. Poszczególne moduły i dostępne działania odpowiadają jednak przeznaczeniu każdego systemu.

Kiedy ponownie sprawdzić uprawnienia?

Nawet poprawnie przygotowana konfiguracja może z czasem przestać odpowiadać rzeczywistemu podziałowi obowiązków. Dostęp nie zawsze jest błędnie ustawiony od początku. Często po prostu nie zostaje zmieniony razem z rolą pracownika.

Osoba przeniesiona do innego oddziału może nadal widzieć dane poprzedniego zespołu, jeżeli jej przypisanie nie zostanie zaktualizowane. Konto działa wtedy prawidłowo, ale zakres dostępu nie odpowiada już aktualnym zadaniom.

Ustawienia warto ponownie sprawdzić po:

• zatrudnieniu nowej osoby,
• awansie lub zmianie obowiązków,
• przeniesieniu do innego zespołu albo oddziału,
• otwarciu nowej jednostki,
• zakończeniu zastępstwa,
• zakończeniu współpracy,
• zmianie osoby odpowiedzialnej za administrację.

Regularny przegląd pomaga wychwycić zarówno zbyt szeroki dostęp, jak i brak funkcji potrzebnych do codziennej pracy.

Dopasuj ASARI CRM do struktury swojego zespołu

Grupy uprawnień i zasięgi pozwalają odwzorować role, oddziały oraz zakres odpowiedzialności w firmie. Najważniejsze jest, aby konfiguracja odpowiadała rzeczywistym zadaniom pracowników i była aktualizowana wraz ze zmianami w organizacji.

Rozpocznij pracę z ASARI CRM i dopasuj dostęp do sposobu działania swojego zespołu.