Skaner Zapytań – od wiadomości z portalu do działania w ASARI

Klient znajduje interesującą nieruchomość na portalu i wysyła zapytanie. Dla niego to kilka sekund. Dla biura właśnie zaczyna się proces, który może prowadzić do rozmowy, prezentacji i transakcji. Przy większej liczbie leadów coraz trudniej jednak opierać pracę na ręcznym przepisywaniu danych, pamięci pracowników i ciągłym pilnowaniu skrzynki.

AiA Mail Scanner – Skaner portali internetowych automatyzuje ten etap. Rozpoznaje zapytania przychodzące z portali i przenosi najważniejsze informacje do ASARI CRM. Tworzy Kontakt, zapisuje potrzeby klienta jako Poszukiwanie, przygotowuje Zadanie i zachowuje źródło zapytania. Dzięki temu nowy lead od razu staje się częścią uporządkowanego procesu.

Od zapytania z portalu do gotowego działania w ASARI

Wiadomość od potencjalnego klienta zawiera informacje potrzebne do rozpoczęcia dalszej obsługi. AiA Mail Scanner wykorzystuje je do przygotowania odpowiednich danych w ASARI.

Co powstaje z jednego zapytania?

W jednym miejscu znajdują się więc informacje potrzebne do rozpoczęcia obsługi. Zapytanie od razu trafia do ASARI, a Zadanie wskazuje kolejny krok. Zespół nie musi zastanawiać się, co powinno wydarzyć się dalej. Dalsze działania również mogą być rejestrowane w CRM. Powstaje dzięki temu historia kontaktu, do której można wrócić na kolejnych etapach obsługi.

Najważniejsze korzyści dla agenta nieruchomości

Automatyzacja nie ma zastępować pośrednika w kontakcie z klientem. Jej zadaniem jest przygotować proces tak, aby człowiek mógł skupić się na rozmowie, poznaniu potrzeb i prowadzeniu klienta przez kolejne etapy.

Szybsza reakcja, zanim zrobi to inne biuro

Klient zainteresowany nieruchomością może wysłać zapytania do kilku biur niemal jednocześnie. Wtedy liczy się czas reakcji. AiA Mail Scanner przygotowuje dane w ASARI, dzięki czemu można szybciej przejść do kontaktu i poznać potrzeby klienta. Im wcześniej rozpocznie się rozmowa, tym większa szansa na dalszą obsługę – od dopasowania oferty i prezentacji po kolejne etapy prowadzące w stronę transakcji.

Zapytania trafiają do procesu także po godzinach

Klienci nie szukają nieruchomości wyłącznie w godzinach pracy biura. Portale przeglądają wieczorami, w nocy i w weekendy. Zapytanie może pojawić się również wtedy, gdy pracownik prowadzi spotkanie, prezentację albo jest poza biurem. AiA Mail Scanner może w tym czasie przygotować rekordy w ASARI. Po powrocie do systemu nowe kontakty są już gotowe do dalszej obsługi. Początek procesu nie jest więc uzależniony wyłącznie od tego, czy w chwili wysłania formularza ktoś może od razu zająć się wiadomością.

Więcej czasu na rozmowy, prezentacje i sprzedaż

W pracy pośrednika największą wartość mają działania wymagające doświadczenia, wiedzy o rynku oraz bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem.

Dzięki automatyzacji więcej czasu można przeznaczyć na:

• rozmowy z potencjalnymi klientami,
• analizę ich potrzeb i dopasowanie ofert,
• prezentacje nieruchomości i spotkania,
• negocjacje,
• prowadzenie kolejnych etapów procesu,
• budowanie relacji, które mogą prowadzić do transakcji.

Automatyzacja przejmuje więc część pracy administracyjnej, ale nie zastępuje człowieka tam, gdzie potrzebne są wiedza, doświadczenie i relacja z klientem.

Pełna historia i lepsza organizacja pracy

W ASARI pozostaje informacja o tym, skąd pochodził lead oraz jakie działania zostały później wykonane. Łatwiej sprawdzić, co wydarzyło się wcześniej i na jakim etapie znajduje się kontakt. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy jednocześnie prowadzonych jest wiele spraw. Informacje nie są rozproszone pomiędzy pocztą, pamięcią poszczególnych osób i kolejnymi notatkami. Zadania oraz historia kontaktu tworzą wspólny proces. Dzięki temu łatwiej zaplanować dzień, wrócić do klienta we właściwym momencie i zachować ciągłość obsługi.

Więcej leadów bez przeciążania zespołu

Przy kilku zapytaniach dziennie korzyść z automatyzacji może wydawać się niewielka. Różnica staje się znacznie bardziej widoczna przy kilkudziesięciu lub kilkuset kontaktach. AiA Mail Scanner pozwala prowadzić większą liczbę leadów bez proporcjonalnego zwiększania liczby czynności operacyjnych. Ten sam zespół może dzięki temu sprawniej obsługiwać większy wolumen zapytań. Ma to szczególne znaczenie w okresach dużego zainteresowania ofertami. Samo pozyskanie leadów nie wystarczy. Biuro musi jeszcze być w stanie sprawnie wykorzystać ich potencjał.

Najważniejsze korzyści dla właściciela i menedżera

Z punktu widzenia osoby zarządzającej liczy się nie tylko wygoda pojedynczego pracownika. Ważne są również kontrola nad obsługą zapytań, wspólny standard pracy oraz wiedza o tym, które kanały rzeczywiście przynoszą wartościowe kontakty.

Jeden standard obsługi. Większa kontrola nad leadami

AiA Mail Scanner pomaga ujednolicić początek obsługi każdego zapytania. Niezależnie od tego, kto później zajmuje się klientem, lead może przejść ten sam schemat w ASARI. Menedżer widzi, jakie kontakty trafiły do systemu i czy zostały podjęte kolejne działania. Łatwiej też wychwycić leady wymagające reakcji i ograniczyć ryzyko, że wartościowy kontakt zostanie pominięty.

Ocena skuteczności portali i ochrona budżetu marketingowego

AiA Mail Scanner zapisuje źródło każdego zapytania. Dzięki temu właściciel i menedżer mogą spojrzeć na portale szerzej niż tylko przez liczbę przesłanych formularzy. Duża liczba leadów nie zawsze oznacza dużą liczbę wartościowych klientów. Jeden portal może generować wiele zapytań, które szybko kończą swoją drogę. Inny może dostarczać ich mniej, ale częściej prowadzić do kolejnych działań.

Co można ocenić dzięki informacji o źródle?

Pozwala to ocenić nie tylko liczbę zapytań, ale również to, co dzieje się z nimi później. Ma to bezpośrednie znaczenie dla budżetu. Jeśli pozyskany lead nie przechodzi do dalszej obsługi, część kosztu jego pozyskania nie zostaje wykorzystana. Połączenie źródła z historią kontaktu pomaga ocenić, które portale dostarczają wartościowe leady, a które wymagają ponownej oceny.

AiA porządkuje proces. Agent skupia się na kliencie

AiA Mail Scanner porządkuje moment, w którym zainteresowanie ofertą zmienia się w konkretną pracę biura. AiA wykonuje pracę administracyjną. Agent skupia się na kliencie i sprzedaży.

Sprawdź już dziś Skaner Zapytań w ASARI!