Jak wdrożyć system CRM?
Wdrożenie systemu CRM wymaga postawienia sobie pytania – jakie procesy w firmie chcesz usprawnić? Sprzedaż? Marketing? Obsługę klienta? Dobry CRM zapewni to wszystko, a nawet więcej, będąc Twoim narzędziem do kierowania całym biznesem.
Wdrożenie systemu należy starannie zaplanować i przydzielić do niego zasoby. Wprowadź do zespołu wdrożeniowego kluczowe osoby z działów marketingu, obsługi klienta, sprzedaży i innych. Zdefiniujcie wspólne potrzeby, procesy i zrealizujcie je w ramach wdrażania systemu CRM.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje CRM?
Oprogramowanie CRM dowiodło swojej skuteczności, a firmy coraz częściej sięgają po nie w swojej pracy. Najczęściej wdrażanymi systemami są te oparte o rozwiązania chmurowe. Do ich zalet zalicza się niższe koszty początkowe, tańsze utrzymanie systemu i wysoką funkcjonalność. Jednak, co faktycznie daje stosowanie technologii CRM w biznesie?
Usprawniona komunikacja
Oprogramowanie CRM zapewnia nie tylko dostęp do wszelkich zgromadzonych w systemie informacji o firmie. Pozwala również je analizować i usprawnia ich przekazywanie między członkami zespołu.
Zarządzanie procesami
Zdefiniowane reguły postępowania w przypadku sprzedaży i komunikacji z klientem zapewnią wysoki standard obsługi, ułatwią optymalizowanie działań oraz pozwolą maksymalizować zyski.
Bezpieczeństwo danych
Twoje dane w bazie CRM będą zawsze odpowiednio zabezpieczone. Dzięki uprawnieniom i sterowaniu poziomami dostępu nie musisz się martwić o ich utratę lub wykradnięcie.
Strategia wdrożenia systemu CRM
Wdrożenie CRM wymaga zapoznania się z obecnym systemem pracy i strukturą Twojej firmy. Analiza polega w dużym stopniu na zdefiniowaniu potrzeb biznesu związanych z oprogramowanie oraz określeniu, jakie procesy zachodzą w Twojej organizacji. Niezależnie, czy wdrożenie systemu CRM przeprowadzasz po raz pierwszy lub zastępujesz nim mniej wydajne rozwiązanie, ważne jest dokonanie oceny systemu przez członków zespołu, których dotknie zmiana.
Analiza pomoże zdefiniować procesy, dopasować rozwiązania do aktualnych wyzwań i pojawiających się problemów. Przygotowanie strategii wdrożeniowej wymaga krytycznego podejścia do podstawowych elementów organizacyjnych biznesu. Od jej jakości zależy nie tylko szybkość wdrożenia, ale również skuteczność implementowanych rozwiązań.
Etapy wdrożenia systemu CRM
Wdrażając system CRM od ASARI, możesz liczyć na nasze pełne wsparcie. Powiemy Ci jak przygotować się do wdrożenia oraz jak powinny wyglądać jego kolejne etapy. Tworząc swój plan wdrożenia systemu, zastanów się jakie procesy firmowe chcesz odzwierciedlić w CRM i które działy mają z niego korzystać. Ten fundament pozwoli z powodzeniem przejść wszystkie kroki oraz zmaksymalizować zwrot z inwestycji.
Analiza przedwdrożeniowa
To kluczowy, jeśli nie najważniejszy etap. On pozwoli zdefiniować potrzeby, cele i oczekiwania względem CRM.
Projektowanie procesów w CRM
W ramach projektowania procesów firmowych określ, jakie narzędzia, osoby i zespoły mają brać udział w ich realizowaniu.
Dostosowanie CRM do potrzeb
Każdy biznes ma indywidualna metody działania. Nasz system możesz dostosować tak, by spełniał ich wymagania.
Przenoszenie danych
Migracja danych zasili system CRM w informacje niezbędne do rozpoczęcia pracy i rozpocząć pracę z nowymi narzędziami.
Konfiguracja raportów
Odpowiednio przygotowane raporty i pulpity analityczne pozwolą monitorować skuteczność przeprowadzonych działań.
Szkolenie pracowników
Edukacja zespołu jest istotnym elementem owocnego wdrożenia. To pracownicy i poziom ich zadowolenia z nowych narzędzi będzie miarą sukcesu.
Przyznanie uprawnień i dostępów
Po nadaniu dostępów Twoja firma może przystąpić do działania. Od tego momentu bacznie przyglądasz się, jak biznes funkcjonuje w nowych realiach.
Analiza i optymalizacja pracy
Analiza działania po wdrożeniu CRM pozwala wychwycić wszelkie problemy i wprowadzić niezbędne poprawki w procesach oraz konfiguracji narzędzi.
Przekonanie pracowników do wdrożenia nowego CRM
Wdrożenie nowego systemu CRM może powodować napięcia w zespole. Pracownicy mogą stawiać opór, ponieważ zmiana oprogramowania będzie im się kojarzyła z kolejnymi niepotrzebnymi zadaniami administracyjnymi. Prawda jest inna. Odpowiednio wdrożone oprogramowanie w wielu aspektach odciąży zespół, pozwalając wszystkim skupić się na czynnościach, które bezpośrednio wpływają na sprzedaż oraz wysokość prowizji.
Opór wśród pracowników można przełamać poprzez zaangażowanie pracowników we wdrożenie systemu CRM. Badaj ich potrzeby i rozwiąż nowym narzędziem ich problemy. Postaw na edukację i naucz ich korzystania z nowego rozwiązania. Pokaż, że dzięki temu będą pracować efektywniej.
Know-how pracy z zespołem podczas wdrożenia
Dowiedz się, jak przekonać pracowników do nowego systemu CRM
Otwarta komunikacja
Pracownik, by działał skutecznie, musi mieć poczucie sensu swojej pracy. Udowodniono to w niejednym badaniu. Jeżeli jasno odpowiesz zespołowi na pytanie „Po co nam system CRM?”, to ludzie chętniej będą w tej zmianie uczestniczyć i wspierać się nawzajem.
Budowania zaangażowania
Wzbudzenie wśród pracowników potrzeby zmiany oprogramowania to już połowa sukcesu. Jeszcze lepiej, gdy inicjatywa wyjdzie od samego zespołu. Tobie pozostanie wtedy pokazanie zalet tym, którzy jeszcze się wahają.
Nauka obsługi
Wdrożenie CRM musi obejmować przygotowanie pracowników do obsługi nowego systemu. Zaplanuj serię szkoleń prowadzonych na różnych etapach wdrożenia systemu i daj zespołowi możliwość bieżącego zadawania pytań dotyczących oprogramowania.
Wdrożenie CRM a onboarding pracownika
O wartości systemu CRM świadczą nie tylko jego możliwości, ale także to, jak przebiega proces wdrożenia nowego pracownika w jego obsługę. W przypadku ASARI CRM przygotowaliśmy wiele materiałów szkoleniowych, które ograniczają proces edukacji do minimum. Szczególnie polecamy nasze materiały video, które przeprowadzą nową osobę w firmie przez obsługę systemu. Warto włączyć je do swoich materiałów onboardingowych i wykorzystać do utrwalania wiedzy o narzędziach ASARI.
Szkolenia on-line
Przygotowaliśmy szereg szkoleń w postaci webinarów i filmów instruktażowych, które wprowadzą każdego nowego pracownika w obsługę ASARI CRM.
Instrukcja obsługi
Wszystkie funkcje naszych systemów są rozpisane w przejrzystej instrukcji, którą stale rozwijamy, aktualizujemy i uzupełniamy o nowe moduły pojawiające się w narzędziach ASARI.
Najczęściej zadawane pytania
Wszystkie najczęściej pojawiające się pytania zebraliśmy w ramach FAQ. Można w nim szybko uzyskać odpowiedź na najpopularniejsze zapytania obsługowe.
Koszt wdrożenia systemu CRM
Na koszt wdrożenia systemu CRM wpływa wiele czynników zależnych od rodzaju biznesu, wielkości firmy i potrzeb, które mogą się przełożyć na konieczność kodowania dodatkowych funkcji. Najbardziej efektywne kosztowo jest podejście, w którym dostosowujemy istniejący na rynku system CRM oraz indywidualnie go konfigurujemy.
ASARI CRM wypada pod tym względem znakomicie, ponieważ zawiera w sobie bardzo wiele możliwości indywidualnego dostosowania sposobu działania systemu. W razie potrzeb możemy także wprowadzić do niego Twoje spersonalizowane zmiany, nowe funkcje lub integracje. Kluczem do sukcesu będzie jednak dokładna analiza przedwdrożeniowa, która pomoże zaprojektować procesy biznesowe w taki sposób, by w maksymalnym stopniu uniknąć dodatkowych kosztownych modyfikacji.