Szanse w ASARI CRM – czym są i jak pomagają zarządzać dodatkowymi przychodami

W wielu firmach kontakt z klientem to dopiero początek dalszej pracy. Z czasem pojawiają się kolejne ustalenia, etapy, działania i decyzje, które trzeba prowadzić dalej w sposób uporządkowany i widoczny dla zespołu. Im bardziej proces rozciąga się w czasie, tym większe znaczenie ma to, żeby nie opierać go wyłącznie na pojedynczych notatkach i pamięci handlowca.

Właśnie w takich sytuacjach przydaje się moduł Szanse w ASARI CRM. Pomaga prowadzić proces w systemie krok po kroku, porządkować ustalenia i lepiej kontrolować to, co dzieje się na kolejnych etapach pracy. Dzięki temu zespół widzi nie tylko sam fakt kontaktu, ale cały dalszy przebieg działań.

Czym jest Szansa w ASARI CRM?

Szansa w systemie CRM porządkuje najważniejsze informacje dotyczące prowadzonej sprzedaży. Są to przede wszystkim oczekiwania i potrzeby klienta względem oferowanego produktu lub usługi.  Zastosowanie Szansy jest jednak znacznie szersze. Stanowi ona platformę obsługi procesu sprzedażowego, w ramach którego można zapisywać notatki, działania (zadania, spotkania i rozmowy telefonicznie), generować materiały ofertowe i umowy oraz etapować swoją pracę.  To właśnie dzięki temu w procesach sprzedażowych można zachować porządek i czytelność. Ułatwia to także prognozować wysokość sprzedaży, co jest istotne przy planowaniu wydatków i przewidywaniu zysków. 

Ważne jest też to, że moduł Szanse można dopasować do sposobu działania firmy. Układ pól, sposób prowadzenia pracy i logikę procesu da się rozbudować tak, aby odpowiadały konkretnemu modelowi biznesowemu.

Porada: Największym kosztem w CRM nie jest abonament, ale „utracone okazje”. Bez modułu Szanse, handlowcy często skupiają się tylko na najnowszych kontaktach, zapominając o tych, które są w połowie drogi. Szanse w ASARI sprawiają, że każdy proces jest „podświetlony”, dopóki nie zostanie domknięty.

Jaką rolę pełnią Szanse w różnych wersjach systemu?

Rola modułu Szanse zależy od wersji systemu i sposobu pracy firmy. W systemie ogólnobranżowym Szanse są jednym z podstawowych narzędzi pracy z procesami handlowymi i usługowymi. To tam skupia się codzienna praca związana z obsługą procesu i kontrolą jego przebiegu.

W wersji nieruchomościowej układ wygląda inaczej. Główna praca związana ze sprzedażą i wynajmem ofert odbywa się przede wszystkim w modułach branżowych, takich jak Nieruchomości i Poszukiwania. Szanse częściej wspierają tam procesy dodatkowe, a nie zastępują głównego handlu lokalami.

Podobne różnice widać także przy pracy deweloperskiej i w systemie rekrutacyjnym, gdzie Szanse również mogą pełnić inną rolę w zależności od modelu procesu.

Od sprzedaży po HR: Przykłady procesów, które można uporządkować w Szansach

Najlepiej widać to na konkretnych procesach, które można prowadzić jako Szanse w różnych wersjach systemu.

Rola Szans może się różnić, ale w każdym przypadku pomagają prowadzić proces w sposób uporządkowany i widoczny dla zespołu.

Jak widok Kanban w ASARI CRM porządkuje codzienną pracę?

Widok Kanban porządkuje pracę wtedy, gdy Szanse przechodzą przez kolejne etapy. Zamiast przeglądać długą listę rekordów, zespół widzi proces w układzie kafelków przypisanych do poszczególnych kolumn. Taki układ ułatwia ocenę, co jest na początku, co wymaga reakcji, a co zbliża się do finału.

Dużą zaletą tego widoku jest prostota zarządzania etapami. Szanse można przenosić między kolumnami metodą przeciągnij i upuść, dzięki czemu zmiana etapu jest szybka i czytelna. To szczególnie przydatne wtedy, gdy firma prowadzi wiele procesów jednocześnie i chce od razu widzieć cały przebieg pracy.

Kanban pomaga również lepiej ocenić wartość prowadzonych procesów. System pokazuje przychód oczekiwany oraz przychód prognozowany, który uwzględnia prawdopodobieństwo sukcesu na danym etapie. Dzięki temu ten widok nie służy tylko do porządkowania etapów, ale także do lepszego zrozumienia, jaka wartość stoi za poszczególnymi Szansami.

Telefon to tylko początek: Jak ASARI Tracker automatyzuje historię rozmów w Szansie?

ASARI Tracker dobrze uzupełnia pracę z modułem Szanse wtedy, gdy wiele ustaleń zapada podczas rozmów telefonicznych. Po zakończonym kontakcie można od razu dopisać notatkę i powiązać ją z właściwą Szansą. Dzięki temu ważne informacje nie zostają poza systemem, ale trafiają bezpośrednio do historii procesu.

W praktyce oznacza to możliwość szybkiego wyboru istniejącej Szansy po rozmowie albo rozpoczęcia nowego procesu, jeśli kontakt dotyczy innego tematu. To szczególnie ważne wtedy, gdy proces trwa dłużej i obejmuje wiele rozmów, decyzji oraz kolejnych kroków.

Im więcej ustaleń trafia od razu do CRM, tym łatwiej zachować ciągłość pracy i wrócić do pełnego przebiegu współpracy z klientem. ASARI Tracker nie zastępuje samego procesu, ale bardzo dobrze wspiera jego codzienne prowadzenie.

Personalizacja i automatyzacja pracy z Szansami

Moduł Szanse można dopasować do sposobu działania firmy i rozbudować o funkcje, które ułatwiają codzienną pracę. To ważne zwłaszcza tam, gdzie procesy różnią się między sobą, wymagają własnych etapów albo opierają się na danych technicznych, wycenach i dokumentach. Najważniejsze możliwości w tym obszarze to:

• różne ścieżki procesu – można tworzyć wiele niezależnych procesów o odmiennych etapach, na przykład osobno dla sprzedaży produktów, usług doradczych czy projektów,
• własne pola i parametry – moduł można rozbudować o dane dopasowane do konkretnej branży, takie jak parametry techniczne, zakres prac czy informacje potrzebne do wyceny,
• wyszukiwanie po własnych danych – dodane pola mogą później służyć także do wyszukiwania i porządkowania procesów,
• automatyczne wyliczenia – w bardziej rozbudowanych wariantach system może przeliczać koszty i wartości procesu na podstawie wpisanych danych,
• uzupełnianie dokumentów danymi z procesu – informacje zapisane w Szansie mogą zasilać oferty i umowy, co skraca pracę nad dokumentami,
• operacje grupowe – przy większej liczbie Szans można wykonywać działania zbiorcze, takie jak zmiana opiekuna, aktualizacja wybranych danych czy praca na wielu rekordach jednocześnie,
• pilnowanie terminów i działań – system pomaga kontrolować zadania powiązane z procesem i szybciej wychwytywać sprawy wymagające reakcji.

Dzięki temu moduł Szanse nie jest tylko miejscem do zapisu procesu. Staje się narzędziem, które można dopasować do modelu pracy firmy i wykorzystać także do automatyzacji części codziennych działań.

Dlaczego warto przenieść te działania do ASARI CRM?

Największa korzyść polega na tym, że działania nie rozpraszają się między różnymi kanałami komunikacji. Zespół widzi, co już zostało ustalone, kto prowadzi kolejne kroki i na jakim etapie znajduje się cały proces.

To ułatwia codzienną pracę, ale ma też bardzo praktyczny wymiar biznesowy. Firma zaczyna widzieć te działania, które wcześniej trudno było śledzić w jednym miejscu. Dzięki temu łatwiej kontrolować ich wartość, etap i dalszy przebieg.