KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma do wystawiania i rejestrowania faktur, której wprowadzenie jest jedną z najważniejszych zmian w fakturowaniu i rozliczeniach VAT ostatnich lat. ASARI CRM to system CRM przygotowany na tę zmianę dzięki integracji z KSeF. Fakturę sprzedażową wysyłasz do KSeF jednym kliknięciem, bez wychodzenia z programu i logowania się na zewnętrzne platformy. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania o to, jak działa wysyłka, jak przygotować połączenie, kto może wysyłać faktury i co dzieje się z dokumentem po rejestracji.
Spis treści
- Jak działa wysyłka faktury do KSeF w ASARI CRM?
- Co integracja z KSeF zmienia w codziennej pracy firmy?
- Jak przygotować integrację po stronie KSeF i ASARI CRM?
- Kto może wysyłać faktury do KSeF w ASARI CRM?
- Dlaczego faktura po wysyłce do KSeF jest blokowana?
- Jakie statusy może mieć faktura wysłana do KSeF?
- Co nadal można robić z fakturą po wysyłce do KSeF?
- Co integracja z KSeF oznacza w praktyce?
Jak działa wysyłka faktury do KSeF w ASARI CRM?
Wysyłka faktury do KSeF w ASARI CRM działa bezpośrednio z poziomu dokumentu. Praca nie kończy się na wystawieniu faktury, bo z tego samego miejsca uruchamiasz jej wysyłkę i później sprawdzasz wynik. Funkcja jest dostępna w widoku faktury, w menu „Akcje”, pod przyciskiem „Wyślij do KSeF”. Po poprawnym przyjęciu dokumentu przez Krajowy System e-Faktur pojawia się przy nim numer KSeF oraz status. Te informacje potwierdzają rejestrację i od razu pokazują, na jakim etapie jest faktura.
Najważniejsze elementy integracji KSeF z ASARI CRM i ich praktyczne znaczenie zebraliśmy w zestawieniu:
| Funkcja w ASARI CRM | Co to daje w praktyce |
|---|---|
| Przycisk „Wyślij do KSeF” | Fakturę przekazujesz do KSeF bezpośrednio z poziomu systemu |
| Automatyczny numer KSeF | Numer podstawia się w fakturach w ASARI CRM i nie trzeba wpisywać go ręcznie |
| Blokada edycji treści | Dane faktury pozostają zgodne z dokumentem przekazanym do KSeF |
| Podgląd statusu | Od razu widać, czy faktura została przyjęta, czy wymaga sprawdzenia |
| Dziennik logów | W razie błędu sprawdzisz przyczynę odrzucenia dokumentu |
Co integracja z KSeF zmienia w codziennej pracy firmy?
Integracja z KSeF zamyka w ASARI CRM kolejny etap pracy z dokumentami finansowymi. Największa korzyść nie sprowadza się więc do nowego przycisku w systemie. Mniej danych wpisujesz ręcznie, a tym samym popełniasz mniej błędów. Lepiej kontrolujesz status dokumentów, a faktury szybciej przechodzą przez cały obieg. Rośnie też porządek między sprzedażą, administracją i księgowością.
Wynik wysyłki wraca do tego samego dokumentu, więc nikt nie szuka informacji poza systemem. Wszystkie najważniejsze dane o fakturze zostają przy niej. To ułatwia pracę handlowcom i osobom rozliczającym płatności. Korzystają na tym także księgowość i biura rachunkowe.
Jak przygotować integrację po stronie KSeF i ASARI CRM?
Integrację przygotujesz, generując token i certyfikat po stronie KSeF, a potem wprowadzając te dane do ASARI CRM. Sama wysyłka faktury jest prosta, ale wcześniej trzeba poprawnie połączyć oba systemy. W ustawieniach ASARI CRM zdefiniujesz jedną integrację dla całej firmy albo osobne dla poszczególnych biur. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy oddziały wystawiają faktury na różne dane i wymagają osobnej konfiguracji.
Kto może wysyłać faktury do KSeF w ASARI CRM?
Faktury do KSeF wysyłają w ASARI CRM tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami. W każdej firmie odpowiada za to ktoś inny. W jednym zespole zajmuje się tym księgowość, w innym kierownik biura, a gdzie indziej wybrane osoby odpowiedzialne za rozliczenia.
ASARI CRM dopasowuje ten podział do rzeczywistej organizacji pracy. Ustawisz, czy użytkownik może wysyłać wszystkie faktury, dokumenty wybranych biur czy tylko własne. Przycisk „Wyślij do KSeF” widzą wyłącznie osoby z nadanym uprawnieniem. Firma zachowuje w ten sposób kontrolę nad obiegiem dokumentów i jasno określa odpowiedzialność za ten etap pracy.
Dlaczego faktura po wysyłce do KSeF jest blokowana?
Faktura po wysyłce do KSeF jest blokowana, bo staje się dokumentem zarejestrowanym w systemie państwowym. Nie jest już tylko plikiem edytowanym w CRM. ASARI CRM blokuje więc zmianę jej najważniejszych danych, przede wszystkim kwot, danych nabywcy i pozycji faktury. Blokada zabezpiecza zgodność dokumentu. Dane w CRM nie będą się różnić od tych zapisanych w KSeF.
Jakie statusy może mieć faktura wysłana do KSeF?
Faktura wysłana do KSeF ma w ASARI CRM jeden z trzech podstawowych statusów. Status widać przy dokumencie od razu po wysyłce. To najszybszy sposób, żeby sprawdzić, czy faktura została przyjęta, czeka na wynik albo wymaga uwagi:
- Gotowa do wysłania – faktura czeka na wynik,
- Potwierdzona – dokument został poprawnie przyjęty,
- Błąd – wysyłka nie zakończyła się poprawnie.
Przyczynę błędu sprawdzisz w logu KSeF. Opcja znajduje się w widoku faktury, w sekcji Akcje. Tam zobaczysz, co poszło nie tak przy wysyłce dokumentu.
Co nadal można robić z fakturą po wysyłce do KSeF?
Po wysyłce do KSeF faktura nadal pracuje w ASARI CRM, mimo blokady edycji jej treści. To jedna z ważniejszych informacji dla codziennej pracy. Dokument pozostaje częścią procesów finansowych, sprzedażowych i analitycznych. Z fakturą wciąż wykonasz te działania:
- rejestrujesz wpłaty i wypłaty,
- kontrolujesz status płatności,
- rozliczasz prowizje agentów,
- korzystasz z raportów i analiz,
- edytujesz koszty oraz rozliczasz użytkowników z prowizji.
Faktura nie zmienia już swojej treści, ale wciąż jest podstawą rozliczeń i kontroli należności. Służy też do dalszej pracy na danych.
Co integracja z KSeF oznacza w praktyce?
W praktyce integracja z KSeF oszczędza czas tam, gdzie zwykle ginie go najwięcej. Sama faktura rzadko jest problemem. Więcej czasu zabiera sprawdzanie, co wydarzyło się z dokumentem po wysyłce. Zamiast rozdzielać pracę między kilka miejsc, zespół widzi cały przebieg obsługi przy tej samej fakturze i od razu przechodzi do kolejnych działań. To nie tylko nowa funkcja, ale realne uproszczenie codziennej pracy z dokumentami.