Automatyzacja pracy w biurze nieruchomości to przekazanie systemowi CRM powtarzalnych czynności, które zabierają agentom czas na rozmowy z klientami. W tej branży czas jest walutą o jeszcze większym znaczeniu niż gdzie indziej. Agent wklepujący rano dane do arkuszy nie zarabia i traci energię do budowania relacji. ASARI CRM to system CRM, który według nas ma działać jak niewidzialny asystent, a nie kolejny obowiązek na liście. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, skąd bierze się przeciążenie agentów i jak automatyzacja pomaga domykać średnio o 34% więcej transakcji.
Główne aspekty automatyzacji pracy w CRM
- Dlaczego agenci czują się przeciążeni, choć nie domykają transakcji?
- Ile czasu handlowiec naprawdę rozmawia z klientem?
- Jak automatyzacja komunikacji zwiększa liczbę leadów?
- Jak CRM automatycznie dopasowuje oferty do klientów?
- Jak zautomatyzować dokumenty i rozliczenia w biurze?
- Co automatyzacja zmienia w marketingu i administracji biura?
- Jak AI Power Recruiter porządkuje rekrutację w biurze?
- Dlaczego odzyskany czas jest Twoją przewagą?
Dlaczego agenci czują się przeciążeni, choć nie domykają transakcji?
Agenci czują się przeciążeni, bo ich uwagę rozpraszają setki drobnych, powtarzalnych czynności. Wielu właścicieli biur tłumaczy słabe wyniki „brakiem motywacji” albo „trudnym rynkiem”. Prawda bywa jednak bardziej prozaiczna i techniczna. Administracja potrafi skutecznie rozbić dzień nawet najbardziej doświadczonego handlowca.
Ile czasu handlowiec naprawdę rozmawia z klientem?
Handlowiec pracujący pod dużą presją czasu rozmawia z klientem średnio zaledwie 47 minut dziennie. Taki wynik dał nasz wewnętrzny test wydajności. Przez lata rozwoju firmy zawsze aktywnie szukaliśmy rozwiązań usprawniających pracę, więc sprawdziliśmy skalę problemu na sobie. Resztę dnia pochłaniała walka z administracją.
Przejście z ręcznego modelu pracy na zautomatyzowany zmieniło ten obraz. Odzyskaliśmy 4 godziny czystej sprzedaży dziennie na każdego agenta. Poniżej opisujemy, jak to zrobiliśmy.
Jak automatyzacja komunikacji zwiększa liczbę leadów?
Automatyzacja komunikacji zwiększa liczbę leadów, bo błyskawicznie i bezbłędnie przechwytuje zapytania z wielu kanałów naraz. Bez ręcznego wprowadzania danych biuro może zwiększyć dynamikę pozyskiwania leadów nawet o ponad 200%. Przewagę rynkową budujesz wtedy już od pierwszego kontaktu z klientem. Takie możliwości daje ASARI Tracker, czyli aplikacja monitorująca połączenia telefoniczne.
ASARI Tracker rejestruje rozmowy w systemie CRM i pozwala od razu sporządzić notatkę, tworząc historię komunikacji z klientem. Rozmowę wiąże automatycznie z szansą sprzedaży, nieruchomością lub poszukiwaniem, gdy w bazie jest tylko jeden pasujący rekord. Pobiera i zapisuje też dane kontaktowe osób dzwoniących. Przy dodawaniu nowych danych sprawdza je, chroniąc bazę przed dublami. Podobnie działają strony WWW: dane z formularza same trafiają do bazy.
Jak CRM automatycznie dopasowuje oferty do klientów?
CRM dopasowuje oferty do klientów, błyskawicznie kojarząc nowe nieruchomości z ich realnymi potrzebami. Żmudne, ręczne przeszukiwanie bazy danych znika. Inteligentne algorytmy i podgląd lejka sprzedaży na żywo pozwalają agentowi skupić się na finalizacji transakcji. Według statystyk przekłada się to średnio na 34% więcej domkniętych transakcji. Za tym wynikiem stoją trzy funkcje:
- automatyczne dopasowywanie (matching) kojarzy na żywo nowe oferty z poszukiwaniami klientów i powiadamia agenta o pasujących propozycjach,
- widok Kanban z prognozowaniem pokazuje lejek sprzedaży graficznie i urealnia prognozowane przychody na podstawie procentowych szans przypisanych do etapów, na przykład negocjacji,
- Przestrzeń Klienta zbiera prezentację wielu ofert online w jednym miejscu, a ocena nieruchomości wystawiona przez klienta sama trafia do jego poszukiwania w CRM.
Jak zautomatyzować dokumenty i rozliczenia w biurze?
Dokumenty i rozliczenia zautomatyzujesz, gdy system sam przenosi dane z bazy do umów i faktur. Ręczne przepisywanie danych znika wtedy całkowicie. Dokumenty finansowe są w pełni powiązane z transakcjami. Podpięte systemy rozliczeń pozwalają z kolei automatycznie wyliczać prowizje. Oto, co przejmuje ASARI CRM:
| Funkcja | Co robi automatycznie |
|---|---|
| Kreator Dokumentów | wypełnia szablony umów, protokołów i klauzul danymi z bazy CRM, na przykład danymi klienta i parametrami nieruchomości |
| Import danych z bazy GUS | po wpisaniu numeru NIP pobiera pełne dane kontrahenta (nazwę, adres, REGON) i skraca wystawianie faktur oraz umów |
| Szybkie fakturowanie | generuje faktury VAT na podstawie wcześniej przygotowanych faktur pro forma |
| Rozliczanie prowizji i udziałów | wylicza „kwotę udziału” na fakturach i przyspiesza rozliczenia między oddziałami lub agentami |
Co automatyzacja zmienia w marketingu i administracji biura?
Automatyzacja marketingu i administracji zamienia codzienny chaos w uporządkowany proces. To fundament przewagi konkurencyjnej w dynamicznym świecie nieruchomości. Twoje biuro działa dzięki niej szybciej i wydajniej niż konkurencja. Najwięcej czasu oszczędzają trzy obszary:
- automatyczne eksporty wysyłają oferty na portale ogłoszeniowe i stronę WWW biura po zaznaczeniu jednej opcji, a każda aktualizacja i wycofanie oferty przechodzą tam same,
- kontrolowanie eksportów ustala priorytety publikacji, żeby oferty najpierw pojawiały się na własnej stronie agenta (wsparcie SEO), a dopiero potem na portalach,
- Koszyk pozwala edytować wiele rekordów naraz i może czyścić się sam po wykonaniu zaplanowanej akcji grupowej.
Jak AI Power Recruiter porządkuje rekrutację w biurze?
AI Power Recruiter to pierwszy na rynku system rekrutacyjny w całości oparty na sztucznej inteligencji. Porządkuje rekrutację, przejmując jej najbardziej żmudne etapy. W rozwijającym się biurze nieruchomości napływają dziesiątki aplikacji. Przy tradycyjnych metodach łatwo wśród nich przeoczyć najbardziej wartościowych kandydatów.
Zaawansowane algorytmy AI Power Recruiter same selekcjonują i analizują napływające CV. Znikają pękające w szwach skrzynki mailowe i nieczytelne arkusze. Menedżerowie i działy HR unikają rozbieżności w oczekiwaniach i spotykają się tylko z najlepiej dopasowanymi osobami. W czasach walki o talenty wielotygodniowy, nieprzejrzysty proces staje się szybką i skuteczną procedurą.
Dlaczego odzyskany czas jest Twoją przewagą?
Odzyskany czas jest Twoją przewagą, bo wygrywa ten, kto oddaje powtarzalne procesy technologii. Uwalnia w ten sposób najcenniejszy zasób – czas na budowanie relacji z klientem. Automatyzacja w ASARI to 34% więcej domkniętych transakcji i 4 godziny zysku dziennie na każdym agencie. To także spokój ducha i pewność, że żadna okazja, lead ani utalentowany kandydat nie zginą w gąszczu danych. Przestań walczyć z administracją i pozwól technologii pracować za Ciebie. Skupisz się wtedy na tym, co w nieruchomościach najważniejsze – na ludziach.