Zasada Pareto to reguła opisująca proporcję między nakładami a wynikami, zapisywana umownie jako 20% do 80%. Zakłada, że 20% wysiłku lub wkładu prowadzi do 80% wyników. Jej idea jest prosta: większość rzeczy w życiu i w biznesie nie rozkłada się równomiernie. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania o to, czym jest zasada 80/20, jak czytać wykres Pareto i jakie korzyści daje jej stosowanie w firmie. Przykłady pokażą, jak przestawić strategię na obszary naprawdę kluczowe dla przedsiębiorstwa.
Spis treści
- Czym jest zasada Pareto, czyli zasada 80/20?
- Kim był Vilfredo Pareto?
- Czym jest diagram Pareto?
- Jak czytać wykres Pareto?
- Jakie są przykłady zasady Pareto w sprzedaży?
- Jak zasada Pareto pomoże Twojej firmie?
- Jakie zalety ma stosowanie zasady 80/20?
- Jakie wady ma wykres Pareto i jak je zniwelować?
- Co daje analityka w ASARI CRM obok wykresu Pareto?
- Jak analityka w CRM obniża koszty i wspiera handlowców?
- Dlaczego warto stosować zasadę Pareto w firmie?
Czym jest zasada Pareto, czyli zasada 80/20?
Zasada Pareto, nazywana też zasadą 80/20, to bardzo popularna w biznesie teoria, według której 80% wyników zależy od 20% wkładu. Spośród 100 produktów firmy dwadzieścia będzie prawdopodobnie odpowiadać za 80% zysków. Reguła dotyczy także zdarzeń niepożądanych. Przykładowo 80% skarg klientów może dotyczyć 20% produktów.
Proporcji 80/20 nie należy jednak rozumieć dosłownie. Stosunek bywa różny w zależności od sytuacji. Chodzi o samą obserwację: niewielki procent działań wywołuje reakcję na dużą skalę. Ta myśl wystarczy, by inaczej spojrzeć na priorytety w firmie.
Kim był Vilfredo Pareto?
Vilfredo Pareto to włoski badacz urodzony w 1848 roku w Paryżu, dokąd wyemigrowała jego rodzina. Na studia wrócił do kraju przodków i kształcił się w zakresie matematyki oraz literatury. Połączenie tak odmiennych kierunków pokazuje, że nie ograniczał się do jednej dziedziny. Dzięki temu patrzył na problemy holistycznie. Wyciągał też głębsze wnioski o rzeczywistości niż klasycznie wykształceni naukowcy.
W 1867 roku Pareto uzyskał stopień naukowy z nauk matematycznych, a w 1870 roku doktorat z inżynierii na Politechnice w Turynie. Z tego okresu pochodzi jego zainteresowanie analizą równowagi w ekonomii i socjologii. Po studiach przez kilka lat pracował jako inżynier budowlany. Równolegle coraz mocniej zajmowały go problemy społeczne i ekonomiczne. Na tej bazie powstały teorie, które zmieniły postrzeganie ekonomii, biznesu i społeczeństwa.
Czym jest diagram Pareto?
Diagram Pareto to graficzne przedstawienie reguły, według której 20% przyczyn generuje 80% wyników. Wykres pokazuje tę formułę w przystępnej i czytelnej formie. Sięga się po niego najczęściej wtedy, gdy trzeba uporządkować dużą ilość danych. Wyraźnie pokazuje różnice między przyczynami a wynikami, więc ułatwia ustalanie priorytetów zadań.
Menedżerowie korzystają z diagramu także przy zbiorach danych zbyt dużych na klasyczne metody przetwarzania. Stosuje się wtedy metodę względnej analizy. Diagram Pareto znacznie ją ułatwia.
Jak czytać wykres Pareto?
Wykres Pareto czyta się jako połączenie wykresu słupkowego i liniowego, które ma jedną oś poziomą i dwie osie pionowe. Słupki odpowiadają na pytanie, „ile razy” wystąpiła dana przyczyna. Najwyższy słupek oznacza przyczynę o największej częstotliwości. Słupki układa się malejąco, a linia pokazuje rosnąco łączną wartość procentową przyczyn.
Czytelność wykresu poprawi wyróżnienie kluczowych 20% danych innym kolorem. Można też oznaczyć je jako obszar działalności wymagający uwagi. Wtedy jednym spojrzeniem widać, czym zająć się w pierwszej kolejności.
Jakie są przykłady zasady Pareto w sprzedaży?
Typowym przykładem zasady Pareto w sprzedaży jest sytuacja, w której 80% sprzedaży pochodzi od 20% klientów. Zdarza się to w wielu polskich firmach. Mniejsza grupa klientów generuje większą część przychodu, co niesie ze sobą ryzyko. Gdy odejdzie kilku kluczowych klientów, przychody wyraźnie spadną. Taki wynik podsuwa menedżerom wniosek, że warto zdywersyfikować źródła przychodu.
Drugi przykład dotyczy negocjacji: 80% ustępstw pada w ostatnich 20% rozmów. Im bliżej końca procesu sprzedaży, tym łatwiej jedna ze stron ustępuje. Większość czasu obaj partnerzy poświęcają na analizę detali i niuansów. Każdy z nich testuje też „przeciwnika”, przygotowując się do finałowej fazy. ASARI CRM to system CRM do zarządzania sprzedażą i pracą zespołu. Jego lejek sprzedaży pomoże Ci lepiej przygotować się do negocjacji i ustępować tak, by ostatecznie zyskiwać.
Jak zasada Pareto pomoże Twojej firmie?
Zasada Pareto pomoże Twojej firmie zrozumieć, jak rozkłada się proporcja wkładu do zysku. Sprawdza się w życiu prywatnym i biznesowym, ale tu liczy się ten drugi obszar. Ideę włoskiego badacza wykorzystasz do analizy czynników sukcesu i porażek. Poprawisz w ten sposób metodologię pracy i osiągniesz lepsze wyniki. Model biznesowy zyska na tym, że świadomie inwestujesz w ludzi, produkty i systemy o największym zwrocie.
Wiesz już, że 20% czegoś daje najlepsze wyniki? Przenieś tam więcej zasobów i nie trać czasu, energii ani pieniędzy na to, co firmie nie pomaga. Jeśli wykres Pareto pokaże, że 80% klientów przychodzi z reklam w Google, wiesz, gdzie zaangażować więcej środków i pracy.
Jakie zalety ma stosowanie zasady 80/20?
Zasada 80/20 pomaga przede wszystkim zdecydować, w co najlepiej inwestować zasoby. Stosując ją, wyznaczysz cele i zadania zespołu. Skupisz się też na tym, co najmocniej wpływa na wysokość przychodów. Oto najważniejsze korzyści ze stosowania metody włoskiego badacza:
- pomaga lepiej wykorzystać czas i wysiłek pracowników, na przykład przy badaniu konkurencji i trendów, usprawnianiu rekrutacji oraz poprawie kultury firmy,
- pokazuje, na jakim etapie projektu pojawiają się błędy i co poprawić w pierwszej kolejności,
- usprawnia zarządzanie czasem, bo wskazuje zadania o najlepszych rezultatach – dzień pracy zespołu zaplanujesz wtedy w funkcji Działań w ASARI CRM,
- wspiera analizę aktywności pracowników, którą ułatwia moduł Zarządzanie czasem pracy i nieobecnością w ASARI CRM,
- wskazuje najbardziej wydajnych sprzedawców, których skierujesz do najważniejszych klientów, a słabszym handlowcom zaproponujesz dodatkowe szkolenie.
Jakie wady ma wykres Pareto i jak je zniwelować?
Wykres Pareto ma trzy główne wady: nie pokazuje przyczyn, nie oddaje skali problemu i opiera się wyłącznie na danych z przeszłości. Diagram ma charakter jakościowy. Nie zawiera więc informacji o tym, jak poważne jest analizowane zagadnienie. Nie przewidzi też przyszłości ani skutków wprowadzonych zmian. Każde z tych ograniczeń da się jednak uzupełnić analityką w ASARI CRM:
| Wada wykresu Pareto | Co to oznacza | Jak uzupełnisz to w ASARI CRM |
|---|---|---|
| Brak analizy pierwotnej przyczyny | Widzisz, że dział osiąga wysokie wyniki, ale nie wiesz dlaczego | Analityka pokaże, jakie działania i w jakiej skali wykonują działy i pracownicy |
| Charakter jakościowy | Wykres nie pokazuje, jak poważny jest problem | Dokładna analiza wyjaśni, dlaczego sprzedaż rośnie albo czemu klienci rezygnują z zakupu |
| Tylko dane z przeszłości | Analizujesz zdarzenia, których nie da się już cofnąć | Raporty na żywo i lejek sprzedażowy z prognozą przychodów na bieżący i kolejne miesiące |
Analityka w ASARI CRM działa w trybie „na żywo”, więc sytuację firmy sprawdzasz na bieżąco. Każde działanie pracowników trafia od razu do raportów i na wykresy. Szybko wyciągniesz wnioski i podejmiesz decyzje oparte na rzetelnych danych. Może się okazać, że problemem jest nieproporcjonalny podział obowiązków albo luka kompetencyjna.
Co daje analityka w ASARI CRM obok wykresu Pareto?
Analityka w ASARI CRM uzupełnia wykres Pareto o narzędzia do gromadzenia i analizowania danych. Tak zwane wady wykresu to w rzeczywistości cechy tego narzędzia. Korzystanie z niego jest rozsądne, o ile towarzyszy mu oprogramowanie zbierające dane. W ASARI CRM znajdziesz:
- pełną personalizację, która pozwala zbierać wszystkie informacje istotne dla funkcjonowania i rozwoju firmy,
- raporty, w których dowolnie grupujesz dane, przedstawiasz je na wykresach i porównujesz,
- pulpity analityczne, które zbierają raporty w zestawy, na przykład o efektywności zespołu lub sprzedaży w danym okresie,
- moduł formuł matematycznych, który tworzy automatyczne wyliczenia gotowe do analizy,
- mobilność, dzięki której wgląd w aktualną sytuację firmy masz w dowolnym miejscu i czasie.
Jak analityka w CRM obniża koszty i wspiera handlowców?
Analityka w CRM obniża koszty, bo pozwala sprawdzić każdy aspekt funkcjonowania firmy. Skraca przy tym dystans do klientów. Na wykresach zobaczysz na przykład, że część budżetu na konkretną kampanię marketingową poszła na marne. Wtedy bez problemu poprawisz strategię. Zamiast kierować reklamę „do wszystkich”, precyzyjnie dobierzesz grupy odbiorców.
W handlu ważnym narzędziem jest lejek sprzedaży, odwzorowany w ASARI CRM. Jego przebieg i etapy przeanalizujesz na wykresach. Słabsze wyniki handlowców wychwycisz od razu i zatrzymasz ten trend w porę. Potem wprowadzisz program naprawczy, na przykład dodatkowe szkolenie sprzedażowe albo modyfikację lejka. Analityka pomaga też dbać o relacje z klientami, analizować finanse i zarządzać procesami.
Dlaczego warto stosować zasadę Pareto w firmie?
Zasada Pareto to wydajne narzędzie analityczne, które sprawdza się w firmach każdej wielkości. Dzięki niej zbadasz problem i przekierujesz zasoby tam, gdzie potrzebujesz lepszych wyników i większej efektywności. Diagram pomoże zmniejszyć ogólne obciążenie pracą i poprawić produktywność całego zespołu. Zaoszczędzony czas przeznaczysz na inne zadania, które przyniosą wyższy zysk.