Na czym polega zasada Pareto?
Podziel się treścią: 
Zasada Pareto określa stosunek proporcji nakładów do wyników. Zapisuje się ją umownie jako 20% do 80%. Pareto stworzył ją do celów biznesowych, a zakłada ona, że 20% wysiłku lub wkładu prowadzi do 80% wyników. Ideą tej zasady jest uznanie, że większość rzeczy w życiu nie jest rozłożona równomiernie.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest zasada 80/20, jakie korzyści płyną z jej stosowania i jak czytać wykres Pareto. Zapoznasz się także z przykładami tej idei, które lepiej zobrazują jej praktyczne zastosowanie. Sama zasada Pareto pomoże Ci zmienić strategię biznesową tak, by skupić się na najbardziej kluczowych obszarach Twojego przedsiębiorstwa.
Zasada Pareto – definicja
Zasada Pareto, nazywana także zasadą 80/20 to teoria bardzo popularna w biznesie. Zakłada ona, że 80% wyników zależy od 20% wkładu. Na przykład: spośród 100 produktów firmy, dwadzieścia będzie prawdopodobnie stanowić 80% zysków. Zasada Pareto nie odnosi się tylko do pozytywnych rzeczy. Ma ona również zastosowanie do zdarzeń i sytuacji, które nie są pożądane. Na przykład: 80% skarg klientów dotyczy 20% produktów. Co ważne zasada 80/20 nie powinna być rozumiana dosłownie i nie zawsze ten stosunek jest taki sam. Chodzi po prostu o to, że mały procent działań powoduje dużą skalę reakcji.
Kim był Vilfredo Pareto?
Vilfredo Pareto był Włochem, którego rodzina wyemigrowała do Paryża, gdzie się urodził w 1848 roku. W celu uzupełnienia swojej edukacji powrócił on do kraju przodków, by kształcić się w zakresie matematyki i literatury. To połączenie dwóch odmiennych kierunków pokazuje, że Pareto zawsze zdobywał pełnię wiedzy, nie ograniczając się tylko do jednej dziedziny. Pozwoliło mu to patrzeć na problemy holistycznie i wyciągać głębsze wnioski na temat rzeczywistości niźli klasycznie wychowani naukowcy.
Pareto w 1867 roku uzyskał stopień naukowy w dziedzinie nauk matematycznych, a w 1870 roku doktorat z inżynierii na Politechnice w Turynie. Z tego okresu wywodzi się jego późniejsze zainteresowanie analizą równowagi w ekonomii i socjologii. Przez kilka lat po ukończeniu studiów pracował jako inżynier budowlany. W międzyczasie coraz bardziej interesował się problemami społecznymi i ekonomicznymi. Na bazie tych zagadnień rodziły się jego późniejsze teorie, które zmieniły postrzeganie ekonomii, biznesu i społeczeństwa.
Czym jest diagram Pareto?
Diagram Pareto jest graficznym przedstawieniem zasady Włocha, która mówi, że 20% przyczyn generuje 80% wyników. Wykres pomaga przedstawić tę formułę w przystępnym i czytelnym wydaniu. Najczęściej wykorzystuje się go, gdy konieczne jest uporządkowanie dużej ilości danych. Pomaga on także w ustaleniu priorytetów zadań, bo wyraźnie pokazuje różnice pomiędzy przyczynami a wynikami. Menadżerowie używają go także, gdy zbiór danych jest duży i nie da się go przetwarzać klasycznymi metodami. Wtedy stosuje się metodę względnej analizy, którą ułatwia Diagram Pareto.
Jak czytać wykres Pareto?
Pareto stworzył swój diagram z wykorzystaniem słupków oraz wykresu liniowego. Znajdują się na nim 1 oś x oraz dwie osie y. Oś x odpowiada za częstotliwość, udzielając odpowiedzi na pytanie „ile razy” wystąpiła dana przyczyna. Z kolei oś y jest procentem przyczyn, które wystąpiły. Najwyższy słupek ilustruje przyczynę o najwyższej częstotliwości. Co ważne wykres słupkowy pokazuje przyczyny malejąco, a liniowy łączną wartość procentową w sposób rosnący. Aby ułatwić zrozumienie, 20 procent danych można wyróżnić innym kolorem lub oznaczyć, że jest to obszar działalności wymagający uwagi.
Przykłady zasady Pareto
80% sprzedaży pochodzi od 20% klientów – to sytuacja dosyć częsta dla wielu polskich firm. Mniejsza ilość klientów generuje większą część przychodu biznesu. W tym wypadku można powiedzieć, że jest to przykład zasady Pareto pokazujący niebezpieczne zjawisko. Owszem możemy cieszyć się z tych przysłowiowych 20% klientów, ale gdy kilku z nich odpłynie, to nasze przychody istotnie się zmniejszą. Pareto pokazuje tutaj pewne zagrożenie, które managerom może podsunąć wniosek, że lepiej zdywersyfikować źródła przychodu.
80% ustępstw negocjacyjnych następuje w ostatnich 20% negocjacji – im bardziej proces sprzedaży zbliża się ku końcowi, tym jedna ze stron łatwiej ulega. Większość czasu poświęconego na sfinalizowanie transakcji przebiega na analizowaniu przez obu partnerów wielu detali i niuansów. Każdy też testuje „przeciwnika” przygotowując się na te finalne 20%. Polecamy w tym wypadku wykorzystać lejek sprzedaży w ASARI CRM, by lepiej przygotować się do negocjacji i ustępować tak, by ostatecznie zyskiwać 😉
Jak Tobie pomoże zasada Pareto?
Zasadę Pareto można stosować zarówno w życiu prywatnym, jak i biznesowym. Nas oczywiście interesuje te drugie i na tym się skupimy. Istnieje wiele sposobów na zastosowanie zasady 80/20 w firmie. Powyższe przykłady to tylko wycinek sytuacji, w których Pareto pozwala zrozumieć, jak rozkłada się proporcja wkładu do zysku. Ideę włoskiego badacza wykorzystasz do analizy czynników sukcesu i porażek. Pozwoli to poprawić Twoją metodologię pracy, co będzie skutkować osiąganiem lepszych wyników. Zastosowanie zasady 80/20 w biznesie może usprawnić Twój model biznesowy, tak byś świadomie inwestował w ludzi, produkty i systemy, które oferują największe zyski.
Jeżeli wiesz, że 20% czegoś daje najlepsze wyniki, możesz dodać więcej zasobów do tego, zamiast marnować swój czas, energię i pieniądze na coś, co nie pomoże firmie. Jeśli wykres Pareto pokazuje, że 80% Twoich klientów pochodzi z reklam na Google, to widzisz, gdzie zaangażować więcej środków i pracy.
Zalety Pareto
Już wiesz, że reguła Pareto może pomóc Ci określić, w co najlepiej inwestować zasoby, by osiągać zysk. Stosując zasadę 80/20 wyznaczysz cele i zadania, które ma realizować zespół i skupić się na tym, co ma największy wpływ na wysokość przychodów. Poniżej zapoznasz się z podstawowymi korzyściami wynikającymi ze stosowania metody włoskiego badacza:
Lepsze wykorzystanie zasobów firmy – Zasada 80/20 pomoże w skuteczniejszym wykorzystaniu czasu i wysiłków pracowników w celu zbadania konkurencji lub trendów w branży, usprawnienia procedur zatrudniania i poprawy kultury firmy. Pareto pokazuje, na jakim etapie realizacji projektu występują błędy i co trzeba poprawić w pierwszej kolejności.
Lepsze zarządzanie czasem – Określając zadania, które przynoszą najlepsze rezultaty, możesz zorganizować dzień pracy zespołu tak, by był najbardziej efektywny. Do tego przyda się funkcja Działań w ASARI CRM. Dodatkowo nasze oprogramowanie dla firm oferuje ciekawe rozwiązanie, jakim jest Zarządzanie czasem pracy i nieobecnością. Pozwoli ono analizować aktywność pracowników i kierować siły tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
Skuteczny manager – Po analizie wykresu Pareto można zobaczyć, którzy sprzedawcy są najbardziej wydajni. Dzięki temu skierujesz ich do najważniejszych klientów, a tym handlowcom, którym idzie słabiej, zaproponujesz dodatkowe szkolenie. Pozwala to elastycznie zarządzać zespołem i rozwijać go równomiernie.
Wady Pareto
Nie ma rzeczy idealnych, więc i zasada Pareto ma swoje wady. Poniżej je wymienimy, ale też damy Ci wskazówki i rozwiązania jak je zniwelować:
Brak analizy pierwotnej przyczyny – wykres Pareto pokazuje efekty, ale nie oddaje ich przyczyny. Dla przykładu: jeżeli jeden dział firmy osiąga wysokie wyniki, to nie ma możliwości sprawdzenia na diagramie, dlaczego tak się dzieje. Lepszym rozwiązaniem w tym wypadku będzie analityka w ASARI CRM. Dzięki niej dowiesz się jakie działania i w jakiej skali wykonują poszczególne działy i pracownicy. Pozwoli to sprawdzić, dlaczego jedni robią ich więcej, a inni mniej. Być może problemem będzie nieproporcjonalne rozłożenie obowiązków lub luka kompetencyjna. Tego dowiesz się z naszego narzędzia do analityki i podejmiesz odpowiednie kroki, by firma rozwijała się bardziej.
Diagram Pareto ma charakter jakościowy – oznacza to, że nie zawiera on informacji o skali analizowanego zagadnienia. Wykres nie pokaże, jak poważny jest problem. Odkrycie tej informacji wymaga dokładnego zbadania i analizy, którą przeprowadzisz w ASARI CRM. Chcesz dowiedzieć się, jakie są powody, dlaczego sprzedaż rośnie albo czemu niektórzy klienci rezygnują z zakupu? Nasz system CRM pozwoli Ci znaleźć odpowiedź na pytanie “dlaczego tak się dzieje” i zareagować.
Pareto pokazuje tylko dane z przeszłości – na diagramie Włocha dokonasz analizy problemów, które już się wydarzyły i nie ma możliwości ich cofnięcia. Oznacza to, że ten wykres nie umożliwia przewidywania przyszłości. Nie sprawdzisz w nim także, jakie skutki będą mieć wprowadzone zmiany. I tutaj świetnym rozwiązaniem będzie analityka w ASARI. Masz do niej wgląd w trybie “na żywo”, więc na bieżąco sprawdzisz sytuację firmy. Dzieje się tak dlatego, że każde działanie pracowników odkłada się bezpośrednio w raportach i na wykresach, więc możesz szybko wyciągnąć wnioski i podjąć decyzje oparte na rzetelnych danych. Wykorzystasz również lejek sprzedażowy, który wskaże Ci prognozowane przychody, nie tylko na bieżący miesiąc, ale i te przyszłe.
Wykresy i analityka w ASARI CRM
Punkty z powyższego akapitu nazywamy roboczo „wadami”, ale to tak naprawdę cechy narzędzia, jakim jest wykres Pareto. Korzystanie z niego jest rozsądnym posunięciem, jednak warto uzupełnić go o dodatkowe narzędzia, pozwalające gromadzić dane i je analizować. Podstawą jest wykorzystanie oprogramowania, takiego jak ASARI CRM. Znajdziesz w nim:
Pełną personalizację – która pozwoli Ci zbierać każde informacje, które są istotne z perspektywy firmy i mają wpływ na jej funkcjonowanie i rozwój.
Raporty – które można tworzyć indywidualnie, w dowolny sposób grupować dane, przedstawiać na wykresach i porównywać ze sobą.
Pulpity analityczne – które pogrupują raporty, dzięki czemu łatwiej będzie spojrzeć na konkretny zestaw danych. Może to być pulpit dotyczący efektywności pracy zespołu lub wysokości sprzedaży w określonej przestrzeni czasowej i inne.
Moduł formuł matematycznych – dzięki niemu możemy tworzyć automatyczne wyliczenia, które następnie możemy poddać analizie.
Mobilność – dzięki której w dowolnym miejscu i dowolnym momencie ma się wgląd do aktualnej sytuacji w firmie.
Zaawansowana analityka w naszym CRM, nie tylko skraca dystans do klientów, ale obniża koszty. Możesz bowiem sprawdzić każdy aspekt funkcjonowania firmy. Na wykresach zobaczysz na przykład, że koszty marketingowe poświęcone na konkretną kampanię zostały po części zmarnowane. Wtedy bez problemu wprowadzisz poprawki do swojej strategii i nie będziesz kierować reklamy „do wszystkich”, a precyzyjnie dobierzesz grupy odbiorców.
W handlu ważnym narzędziem jest lejek sprzedaży, który został odwzorowany w ASARI CRM. Jego przebieg i etapy możesz analizować za pomocą wykresów. W razie słabszych wyników handlowców od razu wychwycisz ten trend i w porę go zatrzymasz. Następnie wprowadzisz program ratunkowy i zniwelujesz źródło problemu. Może się okazać, że potrzebne jest dodatkowe szkolenie sprzedażowe lub modyfikacja lejka. Analityka w ASARI CRM pomaga śledzić i utrzymywać pozytywne relacje, a także analizować finanse firmy i zarządzać procesami.
Podsumowanie
Zasada Pareto to wydajne narzędzie analityczne stosowane w biznesie o dowolnej wielkości. Za jej sprawą możesz zbadać problem i przekierować zasoby na te odcinki, gdzie potrzebujesz lepszych wyników i zwiększenia efektywności. Dzięki temu diagramowi zmniejszysz ogólne obciążenie pracą i poprawisz produktywność całego zespołu. Zoptymalizowany w ten sposób czas przesuniesz na inne zadania, generując wyższy zysk.
Podziel się treścią:
Podejmij słuszną decyzję
Załóż konto i przetestuj nasz system CRM za darmo