Co to jest EDI i na czym polega?

EDI to Elektroniczna wymiana danych, która polega na przepływie danych biznesowych przy użyciu standardowego procesu. Dotyczy on przesyłania informacji z jednej do drugiej firmy drogą elektroniczną w miejsce archaicznej papierowej.

Za pomocą EDI można wymieniać wiele dokumentów biznesowych, ale dwa najczęściej spotykane to zamówienia zakupu i faktury. EDI zastępuje co najmniej przygotowanie i obsługę poczty związane z tradycyjną komunikacją biznesową. Jednak prawdziwa siła EDI polega na tym, że standaryzuje informacje przekazywane w dokumentach biznesowych, co umożliwia klasyczną wymianę “bez papieru”.

Kto korzysta z EDI?

Z EDI korzystają przedsiębiorstwa chcące efektywnie wymieniać informacje z innymi firmami. Większość organizacji tworzy faktury za pomocą systemu komputerowego, drukuje papierową kopię faktury i wysyła ją do klienta. Po otrzymaniu faktury klient często zaznacza na niej swoje dane i wprowadza ją do własnego systemu komputerowego. Cały proces to nic innego, jak przekazywanie informacji z komputera sprzedawcy do komputera klienta. EDI umożliwia zminimalizowanie, a nawet wyeliminowanie ręcznych czynności związanych z tym transferem.

Co umożliwia system EDI?

EDI umożliwia oszczędność kosztów dla firm. Korzystając z tej usługi, organizacje mogą realizować skuteczniej i efektywniej swoje przepływy pracy. Znikają wcześniejsze wydatki na papier, takie jak drukowanie, powielanie, archiwizowanie i opłaty pocztowe. Usprawniony proces dokumentacji pomaga firmom zachować zgodność ze standardami usług EDI, co pozwala opóźnień i innych braków w wydajności.

Jakie korzyści daje system EDI?

EDI zapewnia dokładność zamówień: Gdy pracownicy są zmuszeni do ręcznego wprowadzania danych do oprogramowania do planowania zasobów ERP lub systemów zamówień, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w końcu dojdzie do błędu. Rozwiązania EDI zostały zaprojektowane tak, aby zautomatyzować ten uciążliwy proces przenoszenia danych EDI do systemu ERP, eliminując błędy spowodowane przez człowieka.

EDI zwiększa efektywność biznesową: Udowodniono, że EDI jest szybki i dokładny, dlatego integracja EDI jest tak popularną metodą automatyzacji w przedsiębiorstwach na całym świecie. Nie oczekuje się już od firm, że będą zajmować się ręcznym przetwarzaniem danych, dzięki czemu poprawiają się relacje z klientami, zmniejsza się liczba błędów, a dostawa towarów i usług jest szybsza.

EDI zapewnia bezpieczeństwo: Rozwiązania obsługujące EDI są projektowane z myślą o zapewnieniu bezpieczeństwa i umożliwiają ścisły dostęp tylko autoryzowanym użytkownikom. Dodatkowo EDI są zwykle wyposażone w funkcje śledzenia archiwów i ścieżki audytu. Firmy mogą również bezpiecznie współdzielić dane za pomocą wielu protokołów komunikacyjnych i standardów bezpieczeństwa.

EDI ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji: Właściwe rozwiązanie EDI umożliwia firmom szybsze przyjmowanie partnerów handlowych, sprawne usuwanie błędów, poprawę wydajności i zapewnienie wglądu w każdą transakcję w czasie rzeczywistym. Przy prawidłowej konfiguracji EDI może stworzyć płynny przepływ danych, który pozwala firmom na przeniesienie punktu ciężkości z przetwarzania transakcji na ostateczny cel, jakim jest rozwój działalności.