W trosce o dane – monitorowanie dostępu do telefonów i maili

Podziel się treścią:

Kontakty to rzecz święta — o tym wie każdy. Trzeba ich pilnować i dbać o to, by budowana baza danych nigdzie nie wyciekła. Dlatego w ASARI CRM pojawiała się nowa funkcja kontrolująca pobieranie danych kontaktowych przez pracowników.

Istotą funkcji jest automatyczne kontrolowanie przez ASARI CRM nadmiernego i nieuzasadnionego podglądania adresów e-mail i telefonów przez pracowników. Jak to działa? Na początek należy w menu Ustawienia > Pozostałe ustawienia zaznaczyć checkbox “Ukryj e-maile i telefony klientów na listach”. Spowoduje to, że te informacje nie wyświetlą przy kontakcie/firmie, a żeby je zobaczyć, trzeba kliknąć przycisk “Pokaż dane”.

Jednocześnie to działanie użytkownika zostanie odnotowane przez system CRM. Właśnie dzięki temu będzie można wprowadzić w ustawieniach grup limity na te operacje i wskazywać kto ma być informowany, gdy pracownik je przekroczy. Dodatkowo poza wysłaniem ostrzeżenia program może zablokować takiemu użytkownikowi dostęp do programu.

Czemu ma to służyć? Przede wszystkim chodzi o bezpieczeństwo. Wprowadzenie limitów, kontrola widoczności danych, ostrzeżenia, a nawet blokowanie dostępu uchronią Twoja firmę przed wyciekiem lub kradzieżą danych, dając Ci możliwość stosownej reakcji. To szczególnie istotne w czasach, gdy nieuprawiony dostęp do danych osobowych i ich wypłynięcie na zewnątrz może mieć konsekwencje nie tylko biznesowe, ale także skutkować nałożeniem kary z UODO.

Podziel się treścią:

Chcesz wiedzieć więcej o biznesie? Śledź zmiany i zamów subskrypcję!

Poprzedni Następny

Podejmij słuszną decyzję

Załóż konto i przetestuj nasz system CRM za darmo

Podaj adres e-mail

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od ASARI sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa, informacji o usługach i produktach oferowanych przez nas i przez naszych partnerów za pośrednictwem :

adresu e-mail

Administratorem danych osobowych jest ASARI Sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych jest ASARI Sp. z o.o. z siedzibą w: ul. Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa („Administrator”, „ASARI”), z którym kontaktować się można poprzez adres e-mail: rodo@asari.pl.
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
- zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług ASARI Business Software, na podstawie art. 6 ust 1 lit. b RODO,
- prowadzenia rachunkowości Administratora, na podstawie obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze, wynikającego z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 6 ust 1 lit. c RODO),
- prowadzenia analiz statystycznych i jakościowych dla poprawy jakości świadczonych usług, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust 1 lit. f RODO),
- marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust 1 lit. f RODO),
- marketingu produktów i usług podmiotów trzecich, na podstawie zgody Klienta (art. 6 ust 1 lit. a RODO),
- dla celów dowodowych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (art. 6 ust 1 lit. f RODO),
Podanie danych jest wymogiem niezbędnym dla realizacji umowy. Odmowa podania danych będzie uniemożliwiała świadczenie usług na rzecz Klienta.
Dane osobowe w celu świadczenia usług będą przetwarzane przez okres świadczenia usługi przez ASARI, a następnie do momentu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy o świadczenie usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności dotyczących obowiązku przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych. Dane osobowe w celu marketingu własnego ASARI będą przetwarzane do czasu złożenia skutecznego sprzeciwu. Dane osobowe w celu marketingu podmiotów trzecich będą przetwarzane do czasu wycofania zgody.
Odbiorcą danych osobowych mogą być:
- personel i podwykonawcy Administratora odpowiedzialni za obsługę Klienta,
- podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, telekomunikacyjne, pocztowe, archiwizacji i niszczenia danych, księgowe, płatności elektronicznych, doradcze, consultingowe, prawne, windykacyjne, doradcze, marketingowe, analityczne, a także portale ogłoszeń) w celu i w zakresie koniecznym do prawidłowego umowy
- inni Administratorzy, w zakresie koniecznym w do realizacji celów przetwarzania w przypadku istnienia podstawy prawnej do udostępnienia danych.
Dane osobowe Klienta nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.
Klientowi przysługuje prawo do:
- żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych (w zakresie w jakim dane Klienta są przetwarzane w sposób zautomatyzowany i przetwarzanie to odbywa się na podstawie zawartej z Administratorem umowy o świadczenie usług),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w zakresie, w jakim przetwarzanie następuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w zakresie jakim podstawą przetwarzania jest zgoda. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.