System ASARI CRM zintegrowany z KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z najważniejszych zmian w fakturowaniu i rozliczeniach VAT ostatnich lat. ASARI CRM jest na te zmiany przygotowane i maksymalnie upraszcza ich obsługę dzięki integracji, która pozwala wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF jednym kliknięciem, bez wychodzenia z programu i logowania się na zewnętrzne platformy.

Jak działa wysyłka faktury do KSeF w ASARI CRM?

W ASARI CRM fakturę sprzedażową można przekazać do KSeF bezpośrednio z poziomu dokumentu. Użytkownik nie kończy pracy na wystawieniu faktury, tylko z tego samego miejsca może uruchomić jej wysyłkę i później sprawdzić wynik.

Sama funkcja jest dostępna w widoku faktury, w menu „Akcje”, pod przyciskiem „Wyślij do KSeF”. Po poprawnym przyjęciu dokumentu przez Krajowy System e-Faktur pojawi się przy nim numer KSeF oraz status. To właśnie te informacje potwierdzają rejestrację i pozwalają od razu ocenić, na jakim etapie znajduje się faktura.

Najważniejsze elementy integracji KSeF z ASARI CRM

Poznaj praktyczne aspekty integracji Krajowego Systemu e-Faktur z naszym systemem CRM

Funkcja w ASARI CRM	Co to daje w praktyce
Przycisk „Wyślij do KSeF”	Fakturę można przekazać do KSeF bezpośrednio z poziomu systemu
Automatyczny numer KSeF	Numer podstawia się w fakturach w ASARI CRM i nie trzeba wpisywać go ręcznie
Blokada edycji treści	Dane faktury pozostają zgodne z dokumentem przekazanym do KSeF
Podgląd statusu	Od razu widać, czy faktura została przyjęta, czy wymaga sprawdzenia
Dziennik logów	W razie błędu można sprawdzić przyczynę odrzucenia dokumentu

Proces obsługi faktury nie kończy się więc na jej wystawieniu. Wynik wysyłki wraca do tego samego dokumentu, a użytkownik nie musi szukać informacji poza systemem.

Co integracja z KSeF zmienia w codziennej pracy firmy?

Największa korzyść integracji systemu CRM z Krajowym Systemem e-Faktur nie sprowadza się do tego, że w systemie pojawił się nowy przycisk. Chodzi o to, że kolejny etap pracy z dokumentami finansowymi zostaje zamknięty w ASARI CRM. W praktyce przekłada się to na bardzo konkretne efekty:

mniej błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych,
lepszą kontrolę nad statusem dokumentów,
szybszy obieg faktur,
większy porządek między sprzedażą, administracją i księgowością.

Wszystkie najważniejsze informacje o fakturze pozostają przy dokumencie. To ułatwia pracę handlowcom, osobom rozliczającym płatności, księgowości i biurom rachunkowym.

Jak przygotować integrację po stronie KSeF i ASARI CRM?

Sama wysyłka faktury z ASARI CRM do KSeF jest prosta, ale wcześniej trzeba poprawnie przygotować połączenie między systemami. Po stronie Krajowego Systemu e-Faktur należy wygenerować token oraz certyfikat, a następnie wprowadzić te dane do ASARI CRM.

W ustawieniach systemu można zdefiniować jedną integrację dla całej firmy albo osobno dla poszczególnych biur. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy oddziały wystawiają faktury na różne dane i wymagają osobnej konfiguracji.

Kto może wysyłać faktury do KSeF?

Nie w każdej firmie za wysyłkę faktur do KSeF odpowiada ta sama osoba. W jednym zespole zajmuje się tym księgowość, w innym kierownik biura, a gdzie indziej tylko wybrane osoby odpowiedzialne za rozliczenia.

ASARI CRM pozwala dopasować ten podział do rzeczywistej organizacji pracy. Można ustawić, czy użytkownik ma prawo wysyłać wszystkie faktury, dokumenty wybranych biur czy tylko własne. Dzięki temu firma zachowuje kontrolę nad obiegiem dokumentów i jasno określa odpowiedzialność za ten etap pracy.

Przycisk „Wyślij do KSeF” jest widoczny zgodnie z nadanymi uprawnieniami, więc funkcja trafia tylko do tych osób, które rzeczywiście mają z niej korzystać.

Instrukcja konfiguracji KSeF w systemie ASARI CRM w pigułce

Dlaczego faktura po wysyłce do KSeF jest blokowana?

Po wysłaniu do KSeF faktura przechodzi w inny etap. Nie jest już tylko dokumentem edytowanym w CRM, ale fakturą zarejestrowaną w systemie państwowym. Dlatego ASARI CRM blokuje zmianę jej najważniejszych danych.

Dotyczy to przede wszystkim:

kwot,
danych nabywcy,
pozycji faktury.

To zabezpiecza zgodność dokumentu i pozwala uniknąć sytuacji, w której dane w CRM różnią się od tych zapisanych w KSeF.

Jakie statusy może mieć faktura?

Po wysyłce do KSeF przy fakturze od razu widać jej status. To najszybszy sposób, żeby sprawdzić, czy dokument został już przyjęty, czy nadal czeka na wynik, albo czy trzeba przyjrzeć mu się bliżej.

W ASARI CRM mogą pojawić się trzy podstawowe statusy:

Gotowa do wysłania – faktura czeka na wynik,
Potwierdzona – dokument został poprawnie przyjęty,
Błąd – wysyłka nie zakończyła się poprawnie.

Dzięki temu od razu wiadomo, które faktury są już potwierdzone, a które wymagają sprawdzenia.

Gdzie sprawdzić powód błędu?

Jeśli przy fakturze pojawi się status Błąd, przyczynę można sprawdzić w logu KSeF. Ta opcja znajduje się w widoku faktury, w sekcji Akcje.

To właśnie tam widać, co poszło nie tak przy wysyłce dokumentu.

Co nadal można robić z fakturą po wysyłce do KSeF?

To jedna z ważniejszych informacji z punktu widzenia codziennej pracy. Zablokowanie edycji treści faktury nie oznacza, że dokument przestaje być używany. Wręcz przeciwnie – po wysyłce do KSeF faktura nadal pozostaje ważną częścią pracy w ASARI CRM.

Nadal można:

rejestrować wpłaty i wypłaty,
kontrolować status płatności,
rozliczać prowizje agentów,
korzystać z raportów i analiz,
edytować koszty oraz rozliczać użytkowników z prowizji.

To oznacza, że faktura nie zmienia już swojej treści, ale wciąż działa w procesach finansowych, sprzedażowych i analitycznych. Może być podstawą rozliczeń, kontroli należności i dalszej pracy na danych.

Szczegółowa instrukcja integracji z KSeF

Przejdź do instrukcji

Co ta zmiana oznacza w praktyce?

W przypadku KSeF najwięcej czasu zwykle nie zabiera sama faktura, tylko sprawdzanie, co wydarzyło się z dokumentem po wysyłce. Właśnie tutaj integracja z ASARI CRM robi największą różnicę. Zamiast rozdzielać pracę między kilka miejsc, zespół widzi cały przebieg obsługi przy tej samej fakturze i może od razu przejść do kolejnych działań. To nie jest tylko nowa funkcja w systemie, ale realne uproszczenie codziennej pracy z dokumentami.

Podziel się treścią:

Chcesz wiedzieć więcej o biznesie? Śledź zmiany i zamów subskrypcję!

Poprzedni