Nowe uprawnienia w ASARI CRM – indywidualne ustawienia widoczności, edycji i wymagania pól

Jedna firma, jeden system, ale nie każdy potrzebuje takiego samego zakresu informacji. Teraz w ASARI zasady dostępu mogą sięgać aż do pojedynczego pola. Możesz określić, które informacje użytkownik widzi, które może zmieniać i jakie dane musi uzupełnić.

Zasady mogą obowiązywać całą firmę albo być dopasowane do konkretnych użytkowników, ról i oddziałów. Dzięki temu osoby pracujące na tych samych danych mogą mieć różne możliwości, zgodne z ich zakresem obowiązków. Jeden wspólny system nie musi oznaczać identycznego widoku i takich samych praw dla wszystkich.

Indywidualne ustawienia widoczności, edycji i wymagania pól – jak działają?

Każde pole może mieć własne zasady. Nie trzeba udostępniać wszystkich informacji wszystkim użytkownikom na takich samych warunkach.

Ustawienie	Co określa?	Przykład
Widoczność	Kto zobaczy daną informację	Wewnętrzne rozliczenia mogą być widoczne tylko dla wybranych osób
Edycja	Kto może zmienić wartość pola	Pracownik widzi informację, ale zmienić ją może osoba odpowiedzialna
Wymaganie pola	Kto musi je uzupełnić	Obowiązek uzupełnienia może dotyczyć tylko osób odpowiedzialnych za daną informację

Każdą z tych zasad konfiguruje się niezależnie. Pole może być widoczne dla większej grupy osób, ale edytowalne tylko dla wybranych. Obowiązek jego uzupełnienia może dotyczyć jeszcze innego zakresu użytkowników.  To rozszerza kontrolę poza sam dostęp do całego rekordu. W ASARI można określić zasady dla konkretnych informacji znajdujących się wewnątrz niego. 

Co to oznacza dla właściciela, dyrektora, menedżera i administratora?

Nowe ustawienia to nie tylko dodatkowa opcja konfiguracyjna. Przekładają się bezpośrednio na sposób pracy z informacjami w firmie.

• Ograniczenie widoczności informacji wewnętrznych – nie każda osoba musi widzieć wszystkie dane. Pola dotyczące na przykład wewnętrznych rozliczeń mogą pozostać dostępne tylko dla osób, które rzeczywiście ich potrzebują.
• Większa kontrola nad zmianami danych – użytkownik może mieć wgląd w informację bez prawa do jej edycji. Możliwość zmiany otrzymuje osoba odpowiedzialna, co pomaga ograniczyć przypadkowe poprawki i nieuzgodnione zmiany.
• Czytelniejszy system i szybsza praca – mniej zbędnych pól ułatwia odnajdywanie potrzebnych informacji. Pracownik skupia się na swoich zadaniach, a menedżer zachowuje szerszy obraz sytuacji.
• Lepsza jakość i kompletność danych – obowiązek uzupełnienia pola można przypisać osobom odpowiedzialnym za konkretną informację. Zmniejsza to liczbę braków i potrzebę późniejszego przypominania o uzupełnieniach.
• Jasny podział odpowiedzialności – w ustawieniach można odwzorować, kto korzysta z informacji, kto ją uzupełnia i kto ma prawo ją zmieniać.
• Łatwiejsze wdrażanie nowych osób – nowy pracownik może rozpocząć od zakresu informacji i możliwości potrzebnych na swoim stanowisku. Wraz z rozszerzaniem obowiązków administrator dostosowuje jego ustawienia.
• Większa elastyczność w zarządzaniu zespołem – osoby pracujące na tych samych danych mogą mieć różne zadania i odpowiednio dopasowany zakres możliwości.

Dla osób zarządzających oznacza to większą kontrolę nad tym, jak informacje są wykorzystywane. Administrator może natomiast przełożyć ustalone w firmie zasady na konkretne ustawienia w ASARI.

Jedno pole, różne zasady. Zobacz to na przykładzie prowizji

Pole „Prowizja” dobrze pokazuje możliwości nowej funkcji. Informacja może być widoczna dla menedżera i osoby zajmującej się rozliczeniami, a jednocześnie ukryta przed pozostałymi pracownikami. Niezależnie od widoczności można określić, kto ma prawo zmieniać wartość prowizji oraz dla kogo uzupełnienie tego pola jest obowiązkowe. Jedna informacja może więc działać inaczej dla różnych osób, zgodnie z ich odpowiedzialnością.

Dostęp do informacji nie musi oznaczać prawa do jej zmiany

To ważne szczególnie wtedy, gdy kilka działów pracuje na tych samych danych. Handlowiec może uzupełniać dane kontaktowe. Księgowość może edytować dane rozliczeniowe. Menedżer może zmieniać warunki specjalne, a zarząd aktualizować informacje strategiczne.

Pozostałe osoby otrzymują taki zakres możliwości, jaki jest potrzebny do wykonywania ich zadań. Podobnie działa wymagalność. Firma może określić, że handlowiec uzupełnia źródło kontaktu, rekruter etap rekrutacji, księgowość dane rozliczeniowe, a pracownik obsługi status sprawy. Dzięki temu obowiązkowe są właściwe dane dla właściwych osób, zamiast tych samych pól dla wszystkich.

Ustawienie ogólne dla firmy, wyjątek dla konkretnej osoby

Jeżeli dane pole ma działać tak samo dla wszystkich użytkowników, może pozostać ustawieniem ogólnym. Jeśli potrzebujesz bardziej precyzyjnych zasad, administrator włącza „Ustawienia indywidualne” i wskazuje:

• konkretnego użytkownika,
• wybraną rolę,
• oddział.

Ustawienia indywidualne mają pierwszeństwo przed ogólnymi. Pozwala to tworzyć wyjątki bez przebudowy całego formularza i bez zmieniania zasad dla pozostałych użytkowników. Administrator może również nadać ustawienie całej roli, a następnie wykluczyć pojedynczego użytkownika. Dzięki temu nie trzeba konfigurować większego zespołu osoba po osobie.

Użytkownik, rola czy oddział? Zakres dopasujesz do organizacji

Indywidualne ustawienie może dotyczyć jednej osoby, na przykład pracownika o wyjątkowym zakresie obowiązków lub osoby czasowo zastępującej kogoś innego. Może też obejmować całą rolę, np. handlowców, menedżerów, księgowość, administratorów, pracowników obsługi czy rekruterów. Osoby należące do danej roli otrzymują odpowiednie ustawienia.

Zasady można różnicować również pomiędzy oddziałami. Pozwala to uwzględnić różne procesy, strukturę organizacyjną i zakres obowiązków poszczególnych jednostek. Gdy zmienia się rola, oddział lub zakres obowiązków pracownika, administrator odpowiednio aktualizuje jego konfigurację.

Wszystko ustawiasz przy konkretnym polu

Konfiguracja odbywa się w ustawieniach układu. Administrator odnajduje konkretne pole i otwiera jego ustawienia. Następnie określa jego podstawowe działanie:

• czy pole jest wymagane,
• czy jest edytowalne,
• czy jest ukryte w atrybutach.

Jeśli zasady mają być inne dla wybranych osób lub zespołów, administrator włącza „Ustawienia indywidualne”. Widoczność, edytowalność i wymagalność konfiguruje osobno, a następnie wybiera użytkowników, role lub oddziały, których dotyczy dana reguła.

Przed zapisaniem warto sprawdzić wyjątki: czy właściwe role i oddziały są zaznaczone oraz czy pole nie zostało przypadkowo zablokowane osobie, która potrzebuje go do pracy. nPo większej zmianie warto też zweryfikować rezultat na kontach reprezentujących różne role. Pozwala to upewnić się, że każdy zespół widzi odpowiednie informacje i może wykonywać przewidziane dla niego działania.

Użytkownik pracuje, a ASARI stosuje ustalone zasady

Pracownik nie musi samodzielnie konfigurować uprawnień ani przełączać dodatkowych trybów. Po zalogowaniu ASARI stosuje zasady określone przez firmę. System:

• pokazuje pola dostępne dla użytkownika,
• udostępnia do edycji właściwe informacje,
• wskazuje dane wymagające obowiązkowego uzupełnienia,
• ogranicza zmiany poza zakresem odpowiedzialności użytkownika.

Nie trzeba wybierać stanowiska ani ręcznie zmieniać sposobu pracy. Jeśli zmienia się rola, oddział lub zakres obowiązków pracownika, administrator aktualizuje jego ustawienia.

Więcej kontroli nad informacjami, prostsza praca dla zespołu

Nowe uprawnienia do pól pozwalają dokładniej odwzorować w ASARI rzeczywisty sposób pracy firmy. Nie chodzi już tylko o to, czy użytkownik ma dostęp do danych. Możesz określić, co widzi, co może zmienić i jakie informacje musi uzupełnić.

• Dla pracownika oznacza to czytelniejszy zakres informacji.
• Dla menedżera – większą kontrolę nad danymi.
• Dla administratora – możliwość tworzenia dokładnych zasad i wyjątków bez przebudowy całego formularza.

Każdy widzi to, czego potrzebuje. Każdy edytuje to, za co odpowiada. ASARI pilnuje ustalonych zasad.