Wdrożenie systemu CRM – jak zrobić to odpowiednio? Wyjaśniamy

Wdrożenie systemu CRM w firmie

System CRM to nie zwykłe oprogramowanie, a raczej filozofia i strategia prowadzenia biznesu w dobie informatyzacji. Po wdrożeniu tego rozwiązania zmieni się wszystko: procesy przyśpieszą, automatyzacja odciąży pracowników, a szczegółowy profil Klienta i dostęp do dowolnych analiz pozwoli skutecznie planować przyszły rozwój firmy. Dowiedz się, dlaczego zawsze jest dobry czas na wdrożenie systemu CRM.

Wykorzystanie nowych technologii zawsze pomagało firmom zwiększać konkurencyjność. Od czasów rewolucji przemysłowej do teraz gdy trwa cyfrowa transformacja gospodarki, ta zasada jest niezmienna. Jednak dopóki nie zdefiniujesz swoich celów biznesowych i potrzeb, trudno jest zrozumieć, jak wdrożenie CRM spełni Twoje oczekiwania i pozwoli osiągnąć sukces. Żeby lepiej przyswoić sobie korzyści płynące z implementacji tego oprogramowania, zacznijmy od wyjaśnienia, jakie problemy ono rozwiązuje.

W czym pomaga wdrożenie CRM?

Organizacja pracy z systemem CRM

Praca w każdym biurze jest zazwyczaj podobna. Korzysta się z tych samych programów, metody przygotowania dokumentów i wyliczeń są tożsame. Arkusze kalkulacyjne i tekstowe co prawda zrewolucjonizowały pracę, ale w obecnych czasach możliwości, jakie dają, są niewystarczające. Ich obsługa jest niejako analogowa, więc by wygenerować cykliczny raport o kosztach stałych, pracownik musi pamiętać, by podliczyć finanse pod koniec miesiąca, ręcznie wprowadzając je do komórek. Dobry system CRM robi to za niego. Wystarczy raz zdefiniować zadanie i określić sposób zbierania i prezentowania danych, a cykliczne raporty przygotują się same, będą dostępne każdego dnia i o każdej porze pozwalając sprawdzać wyniki w trybie live. Przyda się to zarówno u w dolnych jak i górnych strukturach hierarchii firmy, a jak dobrze wiemy, wiedza to klucz do podejmowania świadomych decyzji.

Podobnie jak z wyliczeniami w arkuszu kalkulacyjnym sprawa ma się z przygotowaniem ofert np. w programie Word. Tam stworzenie estetycznego materiału ofertowego zajmuje sporo czasu i za każdym razem trzeba robić go od nowa, nawet jeśli bazujemy na powtarzalnych elementach.

W ASARI CRM znajdziesz edytory szablonów i kreatory dokumentów. Dzięki nim stworzony raz schemat można używać wielokrotnie, a system sam we wskazane miejsca podstawi dane zaciągnięte z różnych sekcji programu. Mogą to być zarówno informacje o ofercie, kliencie jak i samej firmie, a to nie koniec możliwości. Można tworzyć automatyczne maile ofertowe, które same cyklicznie lub w zależności od spełnienia wskazanych warunków trafią do bazy kontaktów, wspierając i napędzając sprzedaż. Te pierwsze z brzegu przykłady pokazują istotę działania systemu CRM. Nieposiadanie go wymagało od pracownika wykonywanie kilku czynności, które zabierały dużo czasu i stwarzały ryzyko popełnienia błędu. Wraz z wdrożeniem CRM wystarczy raz określić warunki przepływu dokumentów, czy generowania raportów, by konkretne działy otrzymywały je automatycznie. Jest to potężna oszczędność czasu, ale też ułatwienie dla pracowników, którzy będą mogli podjąć się nowych zadań, co zwiększy ich efektywność.

Poukładaj procesy w firmie z systemem CRM

Handlowiec w świecie cyfrowym nie polega wyłącznie na własnym wdzięku, a potrzebuje wsparcia systemu CRM. Z jego perspektywy jest to najlepsze rozwiązanie, gdyż wszystko, czego potrzebuje ma w jednym miejscu – na wyciągnięcie ręki. Dzięki temu zyskuje on panel, przez który przechodzą wszyscy klienci i sprzedawane usługi lub produkty. Jednocześnie system CRM ASARI porządkuje proces sprzedaży, co przekłada się na wydajne funkcjonowanie biznesu. Dzięki danym, które gromadzi baza CRM, dowiesz się, jak długo trwa obsługa klienta i jakie są koszty jego obsługi. Nasze narzędzie pomaga w prowadzeniu klienta przez kolejne etapy sprzedaży od pozyskania po sfinalizowanie transakcji.

Istotną zaletą rozwiązania w postaci CRM jest to, że te systemy wykonują zadania automatycznie. Można na przykład ustawić program, tak by automatycznie wysyłał materiały ofertowe. Gdy kontakt trafia do bazy danych, to CRM wysyła im ofertę na maila i zachęca do skorzystania z usług lub zakupu produktów. Wiadomości mogą być różnicowane na podstawie cech klientów i zainteresowań, które wprowadzimy do programu. Dzięki temu pracownicy działu handlowego są odciążeni i mogą skupić się sprzedaży, a nie na działaniach administracyjnych.

Analiza przedwdrożeniowa

Przygotowanie do wdrożenia systemu CRM w firmie

Ten element wdrożenia CRM jest kluczowy i wykonujesz go przed wszystkimi innymi etapami. Analiza ma na celu zapoznanie się z obecnym systemem pracy i strukturą Twojej firmy. Możesz to zrobić sam lub skorzystać z naszego doświadczenia, kontaktując się z desygnowanymi do tego typu zadań pracownikami. Ogólnie analiza polega na zdefiniowaniu potrzeb Twojej firmy związanych z systemem CRM i określeniu, jakie procesy zachodzą w Twojej organizacji. Niezależnie, czy wdrażasz CRM po raz pierwszy lub zastępujesz mniej wydajne rozwiązanie, ważne jest dokonanie oceny systemu przez członków zespołu, których dotknie zmiana. Ustal sposoby realizacji zadań, procesy pracy, reguły zarządzania danymi i wypracowane przez lata metody. Następnie odnieś to do funkcjonalności systemu CRM i dopasuj wszystko tak, by wdrożenie było usprawnieniem, a nie utrudnieniem.

Analiza pomoże dopasować rozwiązania CRM do aktualnych wyzwań i pojawiających się problemów. System CRM możesz wdrażać, i zapewne tak będzie, etapami. Odwzorujesz w nim kolejne procesy, pojawią się optymalizacje i nowe pomysły. Analiza przedwrożeniowa wymaga krytycznego podejścia do podstawowych elementów organizacyjnych biznesu, który prowadzisz. Dlatego to jaką decyzję podejmiesz, musi być poprzedzone świadomym rozważeniem wszelkich za i przeciw. Poruszaj się w świecie realnych problemów.


Załóż konto w ASARI CRM i przekonaj się jak zmieni się Twój biznes

Przetestuj za darmo

Poznając procesy pracy, bolączki i potrzeby będziesz mógł lepiej dopasować oczekiwania wobec systemu CRM do rzeczywistości. Wdrożenie CRM przeraża wielu managerów, ponieważ jest związane z kosztami i czasową reorganizacją systemu pracy. Decyzja o tym jest odkładana na później, a problemy wewnątrz firmy narastają. Komunikacja między działami szwankuje? Dział handlowy nie odnajduje się w chaosie informacji o klientach zapisywanych w setkach notatek i zapomina odpowiadać na e-maile? Te i wiele innych problemów występują w każdej firmie zatrudniającej zarówno 4, jak i 40 osób. Rekrutacja dodatkowych pracowników jest rozwiązaniem tylko na chwilę – po roku problem może powrócić z jeszcze większym natężeniem. W międzyczasie jakość współpracy z Klientem spadnie, a Ty poniesiesz straty. Wdrożenie systemu CRM umożliwi rozwiązanie problemów organizacyjnych i uporządkowanie procesu pracy.

Etapy wdrożenia systemu CRM

Poniżej prezentujemy przykładową ścieżkę wdrożenia CRM w firmie. Jako twórcy ASARI CRM i doświadczeni szkoleniowcy wiemy, że jest ona optymalna i w efekcie pozwala skutecznie przejść przez wszystkie etapy. Pamiętaj o tym, że zawsze masz nasze pełne wsparcie od ASARI, więc ze wdrożeniem CRM nie zostaniesz sam! Jeżeli masz pytania, to skontaktuj się z naszym działem DOK Oto przykładowe 7 etapów wdrożenia. Potraktuj je jak wskazówki, które ostatecznie zostaną dostosowane do specyfiki firmy i branży, w której działa.

1. Dostosowanie systemu CRM do specyfiki biznesu

2. Konfiguracja narzędzi sprzedażowych

3. Przygotowanie systemu raportowego

4. Przyznanie uprawnień i dostępów użytkownikom

5. Szkolenie zespołu

6. Analizowanie wyników i efektów pracy

7. Wprowadzanie optymalizacji

„Boję się nowych rzeczy”, czyli o wątpliwościach pracowników związanych z CRM

Istotą wdrożenia CRM jest usprawnienie procesów w firmie, a nawet ich zautomatyzowanie. Pracownicy mogą stawiać opór, ponieważ nowy system będzie im się kojarzył z kolejnymi zadaniami administracyjnymi i kolejnymi, w ich mniemaniu niepotrzebnymi, czynnościami wykonywanymi w CRM. Prawda jest inna. System w wielu miejscach może odciążyć pracowników, pozwalając im skupić się na czynnościach, które bezpośrednio wpływają na sprzedaż i wysokość ich prowizji. Niektórych pracowników taka wizja może przerażać, a pierwszą ich myślą będzie: zastąpi mnie komputer. Jest to całkowicie naturalna reakcja i nawet jeżeli jest wypełniona emocjami, to nie unikaj krzywego patrzenia na pracownika, który się przejmuje zmianami. Żeby przełamać ten, skądinąd oczywisty opór zaangażuj swój zespół w początkowych fazach projektu CRM. Postaw na szczerą komunikację i edukacją, uświadamiając ludzi, że CRM ich uzupełni. Naucz ich korzystania z nowego rozwiązania i pokaż, że dzięki niemu będą po prostu pracować efektywniej. Ważne jest także, by wszyscy byli częścią procesu zmian. Ważne jest także, by wskazać managera lub managerów ds. Wdrożenia CRM. Jest to funkcja koordynująca implementację systemu we wskazanych działach firmy.

Ta osoba lub osoby biorą na siebie odpowiedzialność za pomoc pracownikom w przezwyciężeniu oporu, więc dobierz ich rozważnie. Chodzi o to, by byli to ludzie jednocześnie odpowiedzialni i zorganizowani, ale też wyrozumiali jak dobry nauczyciel. Pracownicy czasem mają opór przed nauką nowych systemów, co najczęściej objawia się w przypadku kadry z dłuższym stażem. Warto ich wtedy uświadomić, że rozwiązania, z których korzystali dotychczas, były gorsze i de facto pracę utrudniały. Jednocześnie znajomość starego systemu CRM tym bardziej ułatwi im wdrożenie się w nowy. ASARI CRM jest na tyle prosty w obsłudze, a możliwość budowania go pod konkretne zadania tylko przyśpieszy proces nauki. Po kilku minutach szkolenia pracownik zrozumie, że tym razem będzie wygodniej, a samo przyswajanie sobie systemu nie obciąży go istotnie.

Know How zarządzania zespołem w trakcie wdrażania systemu CRM:

1. Świadomość – pracownik, by działał skutecznie, musi mieć poczucie sensu swojej pracy. Udowodniono to w niejednym badaniu. Jeżeli jasno odpowiesz zespołowi na pytanie: po co nam system CRM? To ludzie chętniej będą w tej zmianie uczestniczyć i wspierać się nawzajem.

2. Zaangażowanie pracowników – chodzi o to, by wzbudzić potrzebę zmiany wśród zespołu. Tę chęć do reorganizacji pracy łatwo pobudzić przekazując ludziom informację: system CRM ułatwi Wasze życie i zwiększy efektywność.

3. Edukacja – czyli określenie nowych procesów pracy oraz specyfiki zadań zespołu w odniesieniu do systemu CRM. Ludziom pracuje się łatwiej, gdy wiedzą, jakie są ich konkretne zadania.

4. Praktyka – Posiadanie suchej wiedzy nie wystarczy. Kierownictwo musi przeszkolić swoich pracowników i sprawić, by ćwiczyli metody pracy na realnych zadaniach, które będą wykonywać w przyszłości za pomocą CRM.

5. Motywacja – Ta faza jest bardzo ważna, aby motywować pracowników poprzez uznanie ich wysiłku związanego ze wdrożeniem. Daj do zrozumienia, że nie jest to dla nich kara, a zysk. Warto wtedy zastosować pewien system nagród, czy to rzeczowych, finansowych lub dodatkowego urlopu. Nie staraj się budować niezdrowej konkurencji, ale raczej postaw na docenianie każdego pracownika.

„Mój system CRM jest nieefektywny”, czyli o cichym zabójcy Twojego biznesu

CRM CRM’owi nierówny. Wiele rozwiązań z tego zakresu jest przygotowywanych pod konkretnego Klienta, a każda nowa funkcjonalność musi być pisana przez programistów na zamówienie. Generuje to oczywiście dodatkowe koszty, ale sprawia też, że jesteśmy poza spójnym systemem aktualizacji systemu. Wtedy może okazać się, że po kilku latach od wyboru CRM’a jest on kompletnie nieprzydatny i odstaje od rzeczywistości prowadzonego biznesu, ograniczając go. Na przykład potrzebujesz rozwiązania w postaci monitorowania połączeń pracowników, które pozwoli sprawdzać ilość ich połączeń i to, gdzie się znajdują. Napisanie takiego modułu do posiadanego CRM’a będzie bardzo kosztowne. Wymaga to stworzenia aplikacji na smartfony oraz podłączenia jej do oprogramowania. Ten proces trwa długo, a jego efektywność może być znikoma, gdyż unikatowe rozwiązania generują dużą ilość błędów.

Słaby CRM może także być wyposażony w niewystarczające funkcje i, mimo iż go wprowadzisz, to część zadań będzie nadal wykonywana starymi metodami. Problem powstaje także z licencją. Która wymaga instalacji oprogramowania CRM na każdym komputerze. W czasie pracy zdalnej jest to bardzo uciążliwe, gdyż albo dostarczysz sprzęt do domu pracownika, albo pozyskasz dodatkową licencję na instalację w domu. Te kilka przykładów pokazuje, że samo posiadanie CRM’a nie ułatwia pracy, a może nawet ją utrudniać.

Jaki system CRM wybrać?

Kilka lat temu odpowiedź byłaby taka: nawiąż kontakt z firmą IT, która napisze lub przystosuje dla Ciebie system. Takie wdrożenie CRM ma swoje wady, gdyż jesteś ograniczony od dostawcy oprogramowania, a po czasie za każdą nową funkcjonalność musisz dodatkowo płacić. Technologia rozwija się jednak szybko, co ma wyraz w rozwiązaniu, jakim jest chmura. W niej magazynowane są dane, a na jej serwerach system opiera swoje funkcjonowanie. Wdrożenie CRM w ten sposób znacznie ogranicza koszty, a w dobie szybkiego internetu możesz mieć dostęp do swoich danych z komputera w firmie, tabletu oraz smartfona. Nie występuje konieczność instalacji programu, a wykupiona licencja dla pracownika ułatwi mu pracę zdalną z każdego miejsca.

Dodatkowo wdrożenie CRM w oparciu o chmurę jest efektywniejsze i bezpieczniejsze, a całość procesu skraca się z wielu miesięcy do kilku tygodni. W ASARI udało się połączyć nam prostotę obsługi CRM w chmurze z zaawansowaną konfiguracją systemu znaną z rozwiązań stacjonarnych. Zaawansowana nie oznacza skomplikowana, tylko głęboka. Pozwala ona na personalizację procesu pracy z programem. To tak, jakbyś dostał klocki Lego, z których budujesz funkcjonalności odpowiadające Twoim potrzebom.

Przyjazne środowisko pracy i praktyczne funkcje

Szukając CRM do firmy, kieruj się łatwością jego obsługi, a także funkcjonalnościami, które zwiększą efektywność pracy. Nasz system został opracowany tak, by łatwo go było dostosować do konkretnego biznesu i specyfiki wykonywanych przez pracowników zadań. ASARI CRM daje możliwość takiego budowania okien, by korzystanie z nich było maksymalnie wydajne. Oznacza to, że możesz ustawić jakie informacje mają być wyświetlane oraz w jakiej kolejności. Chodzi o to, by nie obciążać ludzi zbędnymi danymi, więc ich praca będzie intuicyjna. Wystarczy, że pracownik będzie miał określony zakres zadań i dostępów do funkcji, by przyśpieszył wykonywanie swoich zadań. Przyda się to także, gdy zatrudniasz osobę na zastępstwo lub nową. Z takim systemem, gdzie pulpity tworzone są indywidualnie, po prostu łatwiej jest wdrożyć się do specyfiki pracy w danej firmie. Nie zapominaj także o mobilności, jaką daje rozwiązanie działające w chmurze. To przydaje się zarówno w pracy zdalnej, jak i w czasie wyjazdów handlowców. ASARI CRM umożliwia dostęp z komputera, smartfona lub tabletu, co istotnie wpływa na wygodę korzystania z niego.

System CRM do zarządzania zespołem i wyposażeniem

W momencie, gdy zespół w firmie się rozrasta, zapanowanie nad nim może być prawdziwym wyzwaniem. Oprócz codziennych spotkań przy ekspresie do kawy ważna jest kontrola efektywności pracowników. W tym celu systemy CRM umożliwią śledzenie ich postępów i sprawdzanie czasu poświęcanego na konkretne zadania. Jednak oprócz działań weryfikacyjnych w łatwy sposób będziesz delegować zadania, a zarządzanie projektami stanie się banalnie proste.


Zobacz jak zarządzać zespołem i majątkiem firmy w ASARI CRM

Zobacz tutaj

ASARI CRM wyposażyliśmy także w funkcję zarządzania wyposażeniem i majątkiem firmy. Dzięki temu możesz ustawić automatyczne przypomnienia, które powiadomią, gdy trzeba będzie dokonać przeglądu technicznego floty samochodów lub zakupić niezbędne w biurze artykuły. Dla przykładu: System CRM może obsługiwać zarządzanie drukarkami w firmie. Zapiszesz w nim dane o konieczności wymiany tuszu i zakupu papieru. Baza CRM wyposażona jest w kalendarz, który przypomni Ci, że zbliża się moment, w którym ich zabraknie. Jakie to ma znaczenie w biznesie? Handlowiec za godzinę ma spotkanie z klientem na drugim końcu miasta. Na ostatnią chwilę chce wydrukować ofertę. Klika: drukuj i… cisza. Drukarka mruga na czerwono, dając znać, że brakuje jej tuszu. W efekcie, by wydrukować informacje dla klienta, handlowiec jedzie do zewnętrznego punktu, spóźnia się na spotkanie, jest zdenerwowany, klient niezadowolony. Firma traci szansę na zarobienie przez tak z pozoru nieistotną sytuację, jak brak tuszu w drukarce.

Teraz już wiesz jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie systemu CRM lub zmiana starego na nowy – lepszy. Śledź nasz Press Room, by zgłębiać tajniki inteligentnego zarządzania biznesem. Załóż konto i przetestuj ASARI CRM, by zmieniać swoją firmę na lepsze.

ASARI SMARTYOURBUSINESS

Podejmij słuszną decyzję

Załóż konto i przetestuj nasz system CRM za darmo!