Nowy Kreator Dokumentów – centrum zarządzania dokumentacją

Nasze oprogramowanie dla firm wzbogaciło się o nową funkcję: Kreator Dokumentów, który zastąpi dotychczasowy edytor szablonów dostępny w Ustawieniach ASARI CRM. To narzędzie do wygodnego tworzenia dowolnych szablonów umów, protokołów, klauzul, obiegówek i wszelkiego rodzaju dokumentów. Całość obsłużysz z jednego miejsca i sprawnie zbierzesz wszystkie potrzebne do wydruku dane. Wejdź i zobacz, jak Kreator zmieni Twoją pracę.

Twórz dokumenty i zarządzaj nimi z jednego miejsca

Nowy Kreator dokumentów zastępuje funkcje, które były znane do te pory w pakiecie korporacyjnym i standardowy edytor szablonów dokumentów. Teraz niezależnie, czy wprowadzasz do ASARI CRM umowy dla pracowników, klauzule RODO lub jakikolwiek inny dokumenty niezbędny w firmie, lub chcesz stworzyć bardziej złożone dokumentacje czy materiały ofertowe, to zrobisz to w tym samym panelu. To krok w stronę przyśpieszenia pracy i efektywnego zarządzania tak ważnym elementem działania każdej firmy.

Dlaczego nowy Kreator Dokumentów ułatwi pracę?

Dawniej, by utworzyć dokument należało wejść w Ustawienia, a następnie w Szablony Dokumentów. Obecnie ten moduł oprogramowania ASARI CRM zyskał wyższą rangę i trafił na górną belkę pod pozycję Kreator dokumentów, więc dostęp do niego jest łatwiejszy. Jednak to nie jedyna zmiana, gdyż główną istotą wprowadzenia nowej funkcji jest skuteczniejsze budowanie szablonów dokumentów oraz wygodne nimi zarządzanie. W nowym module w przypadku pakietu Korporacyjnego obok Szablonów znajdą się dwie nowe zakładki: Kreator i Wzorce. Dodatkowo w przypadku wersji systemu dla rynku nieruchomości pojawi się tu, również przeniesiona z Administracji, zakładka Ustawienia wydruków ofert.

W ramach Szablonów zbudujesz podstawowe wzory dla umów, zestawień, protokołów, ofert, umów najmu, sprzedaży, dokumentów zdania sprzętu i… czegokolwiek potrzebujesz. Będą one podstawą do dalszej pracy we Wzorcach. Tam połączysz różne Szablony w zestawy dokumentów. Przyda się to na przykład, gdy zatrudniasz nowego pracownika i potrzebujesz wydrukować dla niego umowę, zestawienia procedur, klauzulę poufności czy protokół odbioru sprzętu. Wystarczy wybrać wtedy odpowiedni zestaw i puścić do druku wszystko hurtem. Ostatnią zakładką jest Kreator Dokumentów, w którym można łączyć zarówno Wzorce jak Szablony. Różni się on tym od pozostałych, że dokumentacja stworzona w ramach Kreatora jest zapisywana na liście wraz z danymi, które zostały wykorzystane do jej stworzenia. Można dzięki temu materiał poprawiać, rozbudowywać oraz wielokrotnie generować i drukować.

Pamiętaj o uprawnieniach!

Nowa funkcja to także nowe uprawnienia. Do Kreatora dokumentów będą mieli dostęp wszyscy użytkownicy, którzy mieli dostęp do  pulpitu Ustawienia. Jeżeli pojawi się potrzeba ograniczenia widoczności poszczególnych elementów Kreatora dokumentów i możliwości ich edycji to wystarczy dokonać odpowiednich zmian w zakładce Grupy.

Jak to działa? Czyli szczegółowo o nowej funkcji

Szablon możecie udostępniać do konkretnych modułów ASARI CRM. Jeżeli dokument dotyka np. protokołu sprzętu, to podepniecie go do Wyposażenia i Użytkownika. Będzie on widoczny w obu tych miejscach. Dodatkowo w nowej funkcji wskazuje się miejsca, z których ASARI CRM ma zaciągać dane i podstawiać we wskazane w dokumencie miejsca. Dzięki temu stworzysz bardzo precyzyjne Szablony, które będą odpowiadały konkretnym potrzebom sytuacji w firmie.

Nowy kreator dokumentów w pigułce

Stwórz szablon dokumentu

• wykorzystaj przyjazny edytor wizualny lub HTML, który daje więcej możliwości
• wybierz, które pola uzupełnią się automatycznie i wstaw je w wybranych miejscach dokumentu

Wykorzystaj stworzone szablony w dowolny sposób

• stworzoną Kartkę udostępnisz od razu jako samodzielny dokument dla działu lub grupy pracowników
• Szablony Kartek złączysz we wzorcowe zestawy Dokumentów, w których znajdą się wybrane dane z każdego miejsca ASARI CRM
• w dedykowanym Kreatorze Dokumentów przechowasz Dokumenty z naniesionymi danymi, które możesz rozwijać i wielokrotnie wykorzystywać

Zacznij pracę z dokumentami

• Dokumenty wydrukujesz z miejsc, w których zostały udostępnione – np. umowę z pracownikiem z poziomu menu Użytkownicy
• stworzone dokumenty są widoczne tylko dla osób, którym je udostępnisz, tak by zachować porządek i bezpieczeństwo informacji
• do dokumentu przed wydrukiem możesz wprowadzić zmiany bez ryzyka, że zmieni się jego wzór systemowy

Dokumenty można także udostępniać poszczególnym pracownikom lub ich grupom. Służy do tego łatwy w obsłudze panel znany z innych miejsc w ASARI CRM. Pozwoli to oddawać do pracy użytkownikom tylko te dokumenty, których potrzebują, przez co łatwiej będzie się im między nimi poruszać. Wzorce działają w analogiczny sposób.

Komponuj estetyczne dokumenty w łatwy sposób

Nasze oprogramowanie dla firm pozwala na tworzenie Szablonów na dwa sposoby: możesz wykorzystać edytor HTML lub wizualny. Ten pierwszy skierowany jest do bardziej zaawansowanych użytkowników, a drugi obsłuży każdy. Jego interfejs przypomina klasyczny edytor tekstowy i pozwala na pełną edycję treści dokumentu. Możesz go sformatować zgodnie z wolą, nadać nagłówki, ustalić czcionkę, dodać zdjęcia, czy odnośniki. Dzięki temu stworzysz estetyczne szablony, w których umieścisz dowolne informacje.

Dodatkowo edytor wizualny pozwoli na korzystanie z shortcode’ów. To krótkie kody, które wykonują dedykowaną funkcję we wskazanym miejscu Szablonu. Wyobraź sobie, że przygotowujesz ofertę i chcesz dodać do niej pole, w którym wyświetlą się dane kontaktowe do opiekuna handlowego. Będzie to wzór dla każdego pracownika, więc trudno umieszczać w nim informacje o konkretnej osobie. Wykorzystując shortcode ustalisz, że za każdym razem CRM automatycznie pobierze dane i umieści je w dokumencie niezależnie od osoby, która przygotowuje ofertę.

Ustawienia Wydruków – kontroluj dokumenty z jednego miejsca

W ostatniej zakładce, Ustawienia wydruków, będzie można zdecydować o podstawowych ustawieniach dotyczących drukowania materiałów ofertowych dla nieruchomości. Chodzi tu między innymi o ich domyślny kolor oraz wskazanie, jakie dane i elementy mają się pojawiać w ich treści.

Poza decydowaniem kto i gdzie widzi dany szablon, można jeszcze ustalić kto, w jakim zakresie może wpływać na jego formę. Odpowiadają za to uprawnienia, które można ustalać osobno dla Kreatora dokumentów, Wzorców i Szablonów.

Oprogramowanie dla firm, które daje Ci wszystko, czego potrzebujesz

Wiecie już zatem, jak nowy Kreator Dokumentów ułatwi Waszą pracę oraz jakie korzyści niesie. Teraz możecie śmiało włączyć nasze oprogramowanie dla firm, wejść w zakładkę Kreator Dokumentów i zacząć przygotowywać szablony na każdą okazję. Wszystko, czego potrzebujecie, jest pod ręką. Tak więc miłej pracy 🙂